Każdy doświadczony importer wie, jak ważne jest, aby pozostawać w bliskich relacjach ze swoim chińskim dostawcą. Oznacza to, że od czasu do czasu należy odwiedzać swojego dostawcę w Chinach. Rzeczywiste wizyty u chińskich dostawców warto odbywać z wielu powodów. Podstawowym celem jest omówienie szczegółów bieżącego projektu na spotkaniu przedprodukcyjnym. Jednak wizytacja fabryki w Chinach, służy również innym celom. Jest okazją do zbudowania, takich rodzajów relacji osobistych (po chińsku zwanych: 关系, pinyin: guānxi, czyt. gułansi), które stanowią podstawę, praktycznie całego biznesu prowadzonego w Chinach. Spędzanie czasu z chińskim dostawcą jest absolutnie niezbędne do stworzenia silnego i zorientowanego na jakość łańcucha dostaw. Wizyty nie powinny być pomijane i traktowane jako niepotrzebna część procesu. W poniższym wpisie wyjaśniamy, co każdy importer powinien wiedzieć zanim uda się na spotkanie przedprodukcyjne do fabryki w Chinach.
Kiedy importer powinien udać się na spotkanie z dostawcą w Chinach?
Nie istnieją tutaj solidne zasady. Niemniej jednak, jeśli przykładowo kupuje się jednorazowo 300 szklanych butelek, wówczas zdecydowanie nie warto tracić czasu i pieniędzy, aby udać się z wizytą do fabryki w Chinach. Przy małych zamówieniach nie warto też negocjować ceny zbyt mocno. Dobrze jest zamówić próbki i ograniczyć zaliczkę do minimum. Dodatkowo zaleca się zlecić inspekcję przedwysyłkową. Natomiast jeśli planuje się złożyć duże zamówienie i utrzymać stałą współpracę z wybranym dostawcą, spotkanie przedprodukcyjne w fabryce jest obowiązkowe. Stanowi to niezbędny krok w procesie realizacji zamówienia w fabryce w Chinach, który przyjmuje następującą kolejność kroków:
- Identyfikacja potencjalnego dostawcy (jeśli jest na targach, warto skorzystać z szansy na kontakt reprezentacją).
- Wysłanie podstawowego zapytania ofertowego.
- Weryfikacja przeszłości firmy za pomocą sprawdzeń w Internecie i porównania otrzymanych informacji, zadania dostawcy kluczowych pytań oraz sprawdzenia licencji biznesowej. Niemniej, najbezpieczniejszą opcją, zawsze jednak jest zlecenie profesjonalnej weryfikacji chińskiego dostawcy, wyspecjalizowanej w tym firmie.
- Zamówienie próbki.
- Audyt fabryki.
- Spotkanie przedprodukcyjne.
- Ostateczne zatwierdzenie złotej próbki.
- Podpisanie umowy handlowej.
- Wpłacenie zaliczki w wysokości 20-30%.
- Zlecenie inspekcji przedprodukcyjnej (najlepiej po tym jak fabryka, będzie miała już w magazynie surowce, komponenty, podzespoły i akcesoria niezbędne do realizacji zamówienia).
- Produkcja.
Należy pamiętać, że audyt fabryki i spotkanie przedprodukcyjne, może nastąpić wcześniej w procesie. Czyli przed zamówieniem próbki, jeśli projekt jest zastrzeżony lub jeśli proces produkcji musi bezwzględnie spełniać określone standardy. W przypadku projektów objętych prawami własności intelektualnej warto zapoznać się z tym artykułem.
Jakie korzyści niesie wizytacja fabryki w Chinach?
Jest wiele informacji, które można zebrać podczas wizyty w fabryce. Jest to również najlepszy sposób, aby zmotywować dostawcę do solidnej pracy. Poniżej wymieniamy najważniejsze korzyści.
#1 Weryfikacja, jakie rzeczywiście rodzaje produktów fabryka może wytwarzać i jakie procesy stosuje.
Zdarza się, że fabryka wytwarza dane produkty, ale wszystko, co robi, to jedynie montaż końcowy. W takim przypadku fabryka może uznać, że jej gość nie będzie zadowolony z faktu, że polegają na poddostawcach. Wówczas dostawca może chcieć ukryć ten fakt przed potencjalnym kontrahentem i oprowadzić gościa po fabryce, wybiórczo prezentując zakład. Warto więc zapytać o możliwość zwiedzenia całej fabryki. Jeśli osoba odpowiedziana za oprowadzanie, odmówi nie podając jasnych wyjaśnień, powinna wówczas zaświecić się ,,czerwona lampka’’ względem tego dostawcy. Podczas oględzin w fabryce, warto również spojrzeć na ich linie montażowe i oszacować, ile z grubsza części mogą wyprodukować w ciągu tygodnia.
#2 Okazja do sprawdzenia, dla jakich innych klientów, fabryka produkuje towary.
Czasem, podczas wizyty w fabryce, istnieje możliwość, aby zobaczyć logo klientów na: kartonach eksportowych, etykietach produktów, certyfikatach zawieszonych na ścianach, folderach pozostawionych na stole itp. Jest to znacznie bardziej wiarygodne niż lista klientów referencyjnych, które fabryka prezentuje na swojej stronie internetowej.
#3 Spotkanie z menedżerami i kadrą zarządzającą.
O ile to możliwe, na spotkaniu warto wymienić się wizytówkami z kilkoma osobami posługującymy się językiem angielskim, najlepiej z reprezentacji firmy. Jeśli pojawią się wątpliwości, na przykład gdy sprzedawca prześle fakturę z danymi do innego konta bankowego, aniżeli oczekiwane. Będzie wówczas można potwierdzić, że pracownik który wystawił fakturę, nadal pracuje w fabryce, a numer konta jest właściwy.
#4 Lepsze poznanie swojego dostawcy.
Spotkanie z dostawcą w Chinach, daje możliwość lepszego poznania nowego kontrachenta. Ułatwia to podjęcie świadomej decyzji o nawiązaniu przyszłej współpracy. Warto zwrócić uwagę, w jakim stopniu producent zna i rozumie standarday i regulacje obowiązujące w kraju importera. Czy dysponuje inżynierami, którzy doskonale znają swoje produkty i procesy praktykowane w fabryce. Podczas spotkania przedprodukcyjnego, warto też wybadać, czy fabryka realizuje strategię automatyzacji lub czy nadal jest wystarczająco konkurencyjna.
Jednocześnie to samo dzieje się w odwrotnej kolejności. Podczas spotkania przedprodukcyjnego, trzeba sprawić wrażenie poważnego kontrahenta, który wie czego chce. W przeciwnym, razie fabryka może nie potraktować poważnie takiego wizytanta. Trzeba również dać znać, że ma się tą wiedzę, czyli: jakie umowy należy podpisać, jakie kroki muszą zostać wykonane, kiedy powinny odbyć się kontrole jakości. Rozmowa na spotkaniu przedprodukcyjnym powinna być gładko prowadzona, czyli nie przesadnie dyrektywne. Warto również, pokazać swoje ambicje potencjalnemu kontrahentowi. Jednak, przy tym nie należy obiecywać zbyt wiele, a jedynie zaprezentować plan szybkiego zwiększenia wolumenu zamówień.
#5 Sprawdzenie próbek.
Należy tutaj zachować ostrożność, ponieważ wiele próbek mogło zostać wykonanych w innym obiekcie. Wizytacja fabryki w Chinach, daje szanse na sprawdzenie dostawcy, z którym planuje się robić interesy. Jeśli w fabryce widać, specjalne projekty, które prawdopodobnie zostały przygotowane przez zagranicznego nabywcę, warto o nie zapytać. Włączając do pytań, cenę wytworzonego produktu, jak i komu są sprzedawane. Jeśli fabryka będzie chciała odsprzedać ten projekt, jest to znak, że z przyjemnością sprzedadzą również projekt produktu, z którym się przyjechało. Dotyczy to w szczególności opracowań niestandardowych projektów (zobacz produkcja OEM/ODM) innym firmom, wliczając, potencjalnych konkurentów czy nawet klientów, jeśli nadarzyłaby się okazja. Należy wówczas wyjaśnić fabryce, że jest to niedopuszczalne i poprosić o podpisanie umowy o zachowaniu poufności, wraz z pełnym kontraktem zabezpieczającym zamówienie.
Jednak samo spotkanie przedprodukcyjne i wizyta w fabryce to nie wszystko. Przed podjęciem decyzji o wyjeździe do fabryki producenta, należ zadać sobie kilka pytań i dokonać kilku sprawdzeń w Internecie, względem potencjalnych dostawców. W ten sposób można wyeliminować wielu potencjalnych kontrahentów. Jeśli jednak, wciąż pozostają pytania względem jednostek, które wydają się spełniać oczekiwania, zawsze przed wyjazdem, warto jeszcze lepiej się upewnić i zlecić specjalistom profesjonalną weryfikację chińskiej firmy.
Wizytacja fabryki w Chinach: Pięć najważniejszych rzeczy, które należy przygotować
-
Jakość czasu
Przygotuj się na odłożenie laptopa i harmonogramów wysyłek na tak długo, jak to możliwe, aby prawdziwie spędzić czas z dostawcą. Jedną z najpopularniejszych filozofii w Chinach jest „Najpierw zyskaj przyjaciół, potem rób biznes”. W rzeczywistości koncepcja ta jest bardzo głęboko zakorzeniona w umysłach Chińczyków. Dlatego czas spędzony na budowaniu prawdziwej relacji z dostawcą opłaci się, gdy nadejdzie czas na rozmowę biznesową. W przypadku dostawcy, który jest bardzo ważny dla łańcucha dostaw, zalecamy zaplanowanie co najmniej jednego wspólnego wyjścia. Może to być wyjście na kolację, do KTV lub spędzenie czasu na innych czynnościach rekreacyjnych w roku. Wspólna wędrówka to również przyjemny i prosty sposób na osiągnięcie tego celu. W Chinach jest wiele miasteczek turystycznych, które są idealne na takie okazje. Może się to wydawać niepotrzebne, ale naprawdę warto zbudować silną relację ,,poza biurem’”. Z pewnością przełoży się to na lepsze partnerstwo w biznesie.
-
Bądź przygotowany (notatki, dokumenty, specyfikacje)
Ta dobra rada może wydawać się oczywista na spotkania w dowolnym miejscu. Niemniej jednak, gdy podróżuje się przez pół świata, a celem jest wizytacja fabryki w Chinach, nabiera ona nowego znaczenia. Spędzenie kilku godzin z kimś, kogo prawdopodobnie nie zobaczy się przez kolejny rok lub dłużej, nadaje większy wydźwięk. Jeśli zapomni się ze sobą zabrać odpowiedniego dokumentu lub próbki, może przynieść to nie mały ból głowy. Warto wiedzieć, że nic nie jest w stanie zastąpić specyfikacji produktu, list kontrolnych do inspekcji i harmonogramów produkcji w postaci wydruków. To nie to samo, co próba pokazana na ekranie komputera. Dodatkowo, jeśli dotychczas wystąpiły jakiekolwiek problemy z jakością lub inne problemy z dostawcą, warto przygotować dużą ilością zdjęć i dokumentacji. Warto również wysłać dostawcy plan wyjazdu na kilka dni przed przybyciem. Wówczas chiński dostawca będzie pod wrażeniem organizacji i przygotowań, a samo spotkanie przebiegnie bardziej wydajnie.
-
Prezenty
Wręczenie dostawcy prezentu, wpisuje się we wspomnianą już chińską kulturę guanxi. Jest to gest symbolizujący przyjaźń i dlatego może być tak potężny. Wręczanie prezentów dostawcom, jest odpowiednie zarówno względem tych, z którymi współpracuje się już od dłuższego czasu, jak i tych nowych, z którymi dopiero zaczyna się współpracę. Nie jest natomiast właściwe oferowanie prezentów dostawcy, z którym się jeszcze nie nawiązało współpracy, gdyż mogłoby to oznaczać „przesadę”.
-
O sobie
Podczas spotkania twarzą w twarz z chińskimi dostawcami ważne jest, aby mieć coś do powiedzenia o swojej firmie. A co więcej, nawet o swoim osobistym doświadczeniu. Skrupulatne szczegóły nie są wymagane, ale zaleca się przygotowanie krótkiej prezentacji na temat tego, nad czym się pracowało. Głównie w sprzedaży i marketingu, od czasu ostatniego spotkania z dostawcą. Coś tak prostego jak kilka slajdów z Power Pointa pokaże dostawcy, że jest się nie tylko dumnym ze swojej firmy i osiągnięć, ale także chce się z nim tym podzielić. Nie powinno się tu niczego wstydzić. Spotkanie, jest doskonałą okazją do pochwalenia się długą historią swojej firmy czy innymi istotnymi wydarzeniami z jej życia. Kultura Chin, sięga ponad 5000 lat wstecz z czego Chińczycy są bardzo dumni. Zatem, rozmowa o historii firmy i jej początkach jest zawsze dobrym tematem, który warto podjąć na spotkaniu.
-
Wspólny posiłek
Ta ostatnia sugestia nie wymaga żadnego przygotowania. Wystarczy, rozważyć skorzystanie z gościnności, którą na pewno się otrzyma. Odwiedzając dostawców w Chinach, ich kadra zarządzająca prawie zawsze zaprasza przybyłych gości na lunch, kolację lub obie wersje, w zależności od czasu lub długości wizyty. Jeśli to możliwe, najlepiej nie odmawiać i przyjąć tę ofertę. A jeśli ma się ochotę, można spokojnie iść wieczorem na degustację napojów alkoholowych. Zwłaszcza w północnych Chinach stosunki są często wzmacniane podczas dzielenia się lokalnym piwem (po chińsku: 啤酒, zapis pinyin: píjiŭ, czyt. pidzioł ) lub tradycyjnym i znacznie silniejszym, chińskim trunkiem, w dosłownym tłumaczeniu zwanym białym alkoholem (z chińskiego:白酒; zapis pinyin: báijiǔ, czyt. bajdzioł). Zdarza się, że w rzeczywistości niektórzy dostawcy nawet nie chcą rozmawiać, jeśli potencjalny kontrahent nie da się namówić na wspólny kieliszek. Okazjonalne napicie się z dostawcą w Chinach jest dobrze spostrzegane na drodze budowania relacji partnersko-biznesowych.
Ponadto, jest całkowicie dopuszczalne, aby zaproponować podzielenie się rachunkiem ze swoim chińskim gospodarzem. Niemniej, warto wiedzieć, że gospodarz jednak nigdy nie zgodzi się na opłacenie przez gościa nawet części rachunku, tym samym pokryje całość kosztu. Warto wówczas pozwolić dostawcy zapłacić za całość i nie naciskać na własne rozliczenie się z rachunku, a jedynie podziękować. Można mieć pewność, że żaden nietakt względem chińskiego savoir-vivre’u nie ma wówczas miejsca.
Nie warto zatem rozwodzić się nad uregulowaniem rachunku. W tym wszystkim chodzi o czas, który spędza się z dostawcą i przyjaźń, którą się buduje. Warto cieszyć się lekkością tych krótkich przerywników w toku spraw biznesowych. One, z pewnością utorują drogę do płynniejszych negocjacji, gdy wszyscy wrócą do stołu konferencyjnego.
Co, jeśli nie ma się czasu i/lub wystarczającego budżetu na wyjazd do Chin?
Wówczas warto wynająć agenta na miejscu w Chinach, który odwiedzi fabrykę. My, jako podmiot zlokalizowany w Chinach mamy duże doświadczenie na lokalnym rynku. Zespół naszych specialistów niejednokrotnie wspomógł klientów z Polski, w utrzymywaniu dobrych relacji z dostawcami. Reprezentujemy i dbamy o interesy polskich importerów, nie tylko poprzez audyty, kontrakty czy kontrole jakości w fabrykach, ale również organizując spotkania przedprodukcyjne czy wspólne wyjścia z reprezentacją fabryki. Zgłoś się do nas jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, a my z najwyższym profesjonalizmem zajmiemy się resztą.