Kontrakt handlowy angielsko-chiński

Wielu przedsiębiorców prowadząc wymianę handlową z chińskimi firmami, zastanawia się czy angielsko-chiński kontrakt handlowy jest rzeczywiście potrzebny? Odpowiedź brzmi: tak, pod warunkiem, że sporządzony został przez profesjonalnego prawnika w Chinach i zgodny jest z chińskim prawem.

Chińskie prawo może być niejasne, dla przedsiębiorców z Europy. W dodatku jest to całkiem nowy system, który ciągle ulega ewolucji. Pierwsze przepisy dotyczące zawierania umów zostały wdrożone dopiero w latach 50. XX wieku i dotyczyły organów rządowych oraz przedsiębiorstw państwowych. Pod wpływem zmian gospodarczych pod koniec lat 90. przepisami objęto również umowy zawierane przez podmioty prywatne, zagranicznych inwestorów oraz dotyczące transferu technologii. Chińskie prawo umów handlowych charakteryzuje się trzema podstawowymi regułami: wolność umów, działanie w dobrej wierze i legalność. Zrozumienie i stosowanie się do tych trzech reguł jest kluczowe dla prowadzenia legalnego i bezpiecznego biznesu z Chinami. Nieznajomość przepisów chińskiego prawa umów może skutkować niewłaściwym sporządzeniem kontraktu i utratą jego mocy prawnej. Dlatego tak istotne jest, aby świadomie wybrać doświadczonego chińskiego prawnika, który zabezpieczy wymianę handlową z Chinami.

Rozwój platform e-commerce, takich jak Alibaba, Made in China czy DHgate znacznie ułatwił dostęp do szerokiej gamy produktów z Chin. Wielu przedsiębiorców uważa, że platformy te odpowiednio zabezpieczają importerów i przejmują na siebie wszystkie ryzyka występujące w handlu międzynarodowym. Niestety, nic bardziej mylnego. Import z Chin to skomplikowany proces. Niezależnie czy zamawia się towary samemu za pośrednictwem platform internetowych, każdorazowo należy zweryfikować dostawcę, sporządzić angielsko-chiński kontrakt handlowy oraz przeprowadzić kontrolę jakości przed zapłatą za towar. Są to najbardziej podstawowe kroki, jakie może podjąć każdy importer, aby mieć większą kontrolę nad zamówieniem i zminimalizować ryzyko oszustwa czy niepowodzenia importu z Chin.

Dlaczego warto podpisać profesjonalny angielsko-chiński kontrakt handlowy z chińskim dostawcą?

Stworzenie przejrzystej umowy z dostawcą w Chinach może bardzo skutecznie zminimalizować różne problemy związane z produkcją. Niezależnie, czy ktoś dopiero rozwija swój biznes związany z importem z Chin, czy importuje już od lat. Zawsze należy zadbać o profesjonalną umowę handlową. Sporządzenie i podpisanie umowy przez obie strony, pozwala nie tylko na prawne zabezpieczenie zamówienia, ale również ułatwia komunikację z dostawcą i zwiększa priorytet importera w stosunku do innych kupujących, którzy takiej umowy nie posiadają.

Niemniej jednak istnieje kilka powodów, dla których przedsiębiorcy decydują się nie podpisywać umowy handlowej z chińskim dostawcą. Można do nich zaliczyć:

#1 Przejrzystość ustaleń i doprecyzowanie szczegółów

Należy zacząć, od wyjaśnienia jaką rolę w handlu międzynarodowym pełni umowa handlowa. Po pierwsze spisane umowy handlowej wraz ze wszystkimi szczegółami pozwala kupującemu zwrócić uwagę na wszystkie warunki transakcji i szczegóły zamówienia oraz doprecyzować brakujące aspekty. Jest to bardzo ważne, ponieważ przy składaniu zamówienia opartego na wymianie e-maili czy wiadomości łatwo jest przeoczyć wiele szczegółów, co na końcu zawsze wychodzi na niekorzyść kupującego.

Dodatkowo umowa sporządzona w języku dostawcy niezwykle minimalizuje ryzyko nieporozumień. Fabryka otrzymując umowę handlową i specyfikację produktu w języku chińskim dokładnie się z nimi zapozna. Takie dokumenty będą przydatne nie tylko na sprzedawcy, ale ze specyfikacji skorzystają również inżynierowie, kontrolerzy jakość i pracownicy produkcyjni. Tak więc podpisanie kontraktu handlowego z chińskim dostawcą, ma niewiele wspólnego z zaufaniem lub jego brakiem. Nawet jeśli weryfikacja dostawcy nie wykazała nieprawidłowości, lub jeśli współpracowało się już z danym dostawcą wcześniej, warto zadbać o profesjonalny kontrakt. Kupującemu pomoże on doprecyzować wszystkie szczegóły, a fabryce dokładnie zrozumieć wymagania wobec produktu.

#2 Wyższy priorytet zamówienia i zabezpieczenie finansowe

Kolejnym bardzo istotnym powodem, dla którego warto podpisać umowę z chińskim dostawcą jest zabezpieczenie swojego zamówienia przed priorytetyzacją innych klientów fabryki (pisaliśmy o tym tutaj) oraz przed stratami finansowymi i reputacyjnymi. Niektórzy przedsiębiorcy mogą błędnie uważać, że angielsko-chiński kontrakt handlowy to dodatkowy, zbędny koszt. Jednak ci bardziej doświadczeni importerzy wiedzą, ile warta jest priorytetyzacja zamówienia w okresie Chińskiego Nowego Roku, lub gdy na rynku brakuje surowców. Oczywiście, to czy fabryka potraktuje nasze zamówienie priorytetowo czy nie w dużej mierze zależy od relacji. Niemniej jednak nie trzeba się długo zastanawiać czy fabryka zdecyduje szybciej wyprodukować towary dla klienta, z którym podpisała kontrakt i zaakceptowała kary za opóźnienia, czy dla klienta, którego jedynym dokumentem jest faktura.

Dlatego też warto zarezerwować sobie dodatkowy tydzień na sporządzenie kontraktu, który pomoże zabezpieczyć terminy dostaw. Pośpieszna wpłata pieniędzy na konto chińskiego dostawcy co prawda, może przyspieszyć rozpoczęcie produkcji o kilka dni. Niemniej jednak może okazać się fatalną decyzją w perspektywie długoterminowej. W niektórych przypadkach tygodniowe opóźnienie nie stanowi problemu, ale co jeśli fabryka spóźnia się z produkcją miesiąc lub dwa? Takie straty kosztują importera znacznie więcej, niż sporządzenie kontraktu.

#3 Egzekwowanie umowy w Chinach

Często można spotkać się z błędną opinią, że system prawny w Chinach napotyka wiele trudności w egzekwowaniu umów. Zazwyczaj są to historie sprzed kilku lub kilkunastu lat. System prawny w Chinach powstał stosunkowo niedawno i rozwija się bardzo dynamicznie. Dużym sukcesem cieszą się sądy internetowe, w których spory rozwiązywane są online. Niektóre z nich, do rozwiązywania sporów wykorzystują algorytmy sztucznej inteligencji. Warto wspomnieć też, że w ostatnich latach w Chinach powstały sądy, które zajmują się jedynie rozpatrywaniem międzynarodowych sporów handlowych, gdzie jako doradcy zasiadają również obcokrajowcy. Sądy te cieszą się dobrą opinią wśród zagranicznych przedsiębiorców i słyną z podejmowania niezależnych werdyktów. Dlatego bardzo ważne jest, jaki sąd arbitrażowy zostanie wskazany w umowie handlowej.

Można się również obawiać, że ewentualne egzekwowanie umowy na drodze sądowej będzie bardzo drogie. W związku z czym nie ma sensu pokrywać dodatkowych kosztów umowy, której i tak nie będzie się egzekwować. W rzeczywistości jednak wygląda to nieco inaczej. Przygotowaliśmy wiele umów handlowych dla naszych klientów, a mimo to nigdy nie musieliśmy rozstrzygać sporu z chińskim dostawcą w sądzie. Podpisując profesjonalną umowę handlową, fabryka zdaje sobie sprawę z zakresu jej odpowiedzialności i konsekwencji wynikających ze złamania umowy. W przypadku złamania, któregoś z punktów umowy przez dostawcę, zazwyczaj wystarczy wysłać list prawniczy z groźbą pozwu lub arbitrażu, aby dostawca zaczął stosować się do ustaleń. Jeśli fabryka wie, że umowa może być egzekwowana w Chinach, dołoży wszelkich starań, aby współpraca przebiegała zgodnie z ustaleniami.

Sytuacja będzie wyglądać zupełnie inaczej, jeśli kupujący nie podpisze żadnej umowy z dostawcą, lub podpisze polsko-angielską umowę, nie mającą nic wspólnego z chińskim systemem prawnym. Dostawca wie, że nic mu nie grozi, nawet w przypadku złamania takiej umowy. Przedsiębiorcy, podpisujący takie kontrakty z chińskimi dostawcami często liczą na ewentualne wsparcie policji lub prokuratury. Niestety, instytucje europejskie nie mają jurysdykcji na terenie Chin. Dlatego tak ważne jest, aby umowa była spisana przez chińskiego prawnika i w oparciu o chińskie prawo. Należy pamiętać, że profesjonalny angielsko-chiński kontrakt handlowy jest podstawowym dokumentem do jakichkolwiek działań o podłożu prawnym w Chinach.

Co powinna zawierać umowa z chińskim dostawcą?

Sporządzając umowę z chińskim dostawcą, należy się jak najlepiej zabezpieczyć. Pomóc w tym może dokładna analiza, produktu, procesu i wszystkich możliwych scenariuszy. W kontrakcie powinny znaleźć się przede wszystkim takie podstawowe zapisy jak:

Bardzo istotną rolę grają również załączniki do umowy, które szczegółowo określają wymagania w sprawie jakości towarów. Załączniki powinny również być przygotowane w wercji chińskiej i mogą być uzupełnione o rysunki techniczne, modele 3D, tabele, grafy i schematy. Pozwalają one w bardzo skuteczny sposób zminimalizować ryzyko nieporozumień i ograniczyć dostawcy możliwości obniżenia jakości towarów. Takimi załącznikami są:

Przystępując do szkicu umowy, należy przewidzieć wszystkie możliwe scenariusze, jakie mogą się zdarzyć w imporcie z Chin. Warto więc zadać sobie kilka z poniższych pytań:

Chiński arbitraż

Umowa handlowa z chińskim dostawcą ma przede wszystkim zabezpieczać kupującego i “karać” sprzedawcę za jej złamanie. Do tego potrzebna jest instytucja, która nie tylko zdecyduje o prawomocności kary, ale również będzie w stanie tą karę wyegzekwować od chińskiego podmiotu. Taką instytucją jest sąd arbitrażowy w Chinach. Wybór sądu arbitrażowego, zależy od rodzaju umowy. Niemniej jednak w każdej umowie z chińskim podmiotem, należy wskazać chiński sąd arbitrażowy, aby móc egzekwować podpisany kontrakt.

Umowa zgodna z chińskim prawem

Aby spór mógł być rozpatrywany przez sąd arbitrażowy w Chinach, umowa musi być napisana zgodnie z chińskim prawem. Dodatkowo, niektóre sądy wymagają specjalnie sporządzonej w kontrakcie klauzuli arbitrażowej, z zastosowaniem właściwych dla danego sądu klauzul wzorcowych. Warto też mieć na uwadze, że w niektórych przyapdkach umowa może zostać uznana za nieważną. Na przykład jeśli jest niezgodna z chińskim prawem, lub zdaniem sądu, jej przedmiotem jest transakcja przynosząca szkody moralne.

Umowa w języku chińskim

Warto pamiętać, że umowa powinna być przede wszystkim sporządzona w języku chińskim. Ponieważ większość zagranicznych przedsiębiorców nie mówi po chińsku, częstą praktyką jest przygotowanie umowy handlowej dwujęzycznej, w języku angielskim i chińskim. Należy mieć jednak na uwadze, że to chińska wersja jest wersją przeważającą. Dlatego wybór odpowiedniego prawnika, który będzie tłumaczył umowę jest bardzo istotny.

Ustalenie kar umownych

Ważne jest, aby w kontrakcie ustalić kary za naruszenie poszczególnych ustaleń. Kary te powinny być udokumentowane i wymierne do realnych strat, w innym przypadku sąd chiński może uznać je za bezpodstawne i zignorować. W przypadku kiedy importer ma podpisane kary umowne za opóźnienia ze swoimi klientami, może on również żądać stosownych kar umownych za opóźnienia od swojego dostawcy. Podobnie kiedy przedsiębiorca nie może sprzedać towaru z zyskiem, ponieważ dostawca nie wyprodukował go na czas. Utracony zysk również może być traktowany jako szkoda powstała w wyniku niedotrzymania kontraktu przez dostawcę.

Znaczenie NDA w Chinach

Wielu przedsiębiorców, nauczonych doświadczeniem z Europy uważa, że umowa NDA z chińskim dostawcą pozwoli im chronić swoją własność intelektualną oraz tajemnice handlowe. Wysyłają więc polsko-angielskie umowy NDA oparte na europejskim prawie do podpisania przez chińskich dostawców. Czy w przypadku złamania umowy, będą mogli egzekwować swoje prawa? Niestety umowy oparte na prawie europejskim, nie są respektowane w Chinach. Co więcej europejskie organy sądownicze, podobnie jak w przypadku umów handlowych, niemalże nie mają narzędzi do egzekwowania praw na terytorium Chin. O ile taka umowa jest sporządzona w języku chińskim, na podstawie chińskiego prawa i przez profesjonalnego prawnika to może ona chronić przed publicznym ujawnieniem informacji handlowych, np. o cenach zakupu.

Niemniej jednak publiczne ujawnienie takich informacji, to najmniejsze ryzyko na jakie narażony jest zagraniczny przedsiębiorca. Prawdziwym ryzykiem jest to, że fabryki w Chinach, mając dostęp do poufnych informacji, mogą wykorzystać je dla własnego zysku. Jeśli brak jest odpowiedniego kontraktu, a chińska fabryka ukradnie pomysł, projekt czy logo importera, ten nie ma szans z nimi konkurować. Odpowiednikiem europejskiego NDA jest chińska umowa zwana NNN. Umowa powinna być sporządzona oczywiście w języku chińskim oraz angielskim, w oparciu o chińskie przepisy prawa. Chroni ona importera na trzech polach, i zakazuje dostawcy:

Chińska umowa NNN może być rozpatrywana w chińskich sądach i egzekwowana w Chinach. Np. można ją egzekwować w sytuacji, gdy fabryka wystawi na sprzedaż produkt importera w serwisie Aliababa. Niemniej jednak warto pamiętać, że umowa z jednym dostawcą, zabezpiecza przed złamaniem tych warunków przez tego konkretnego dostawcę. Jeśli chce się mieć pewność, że nikt inny nie ukradnie naszego patentu lub znaku towarowego (np. loga), lub nie wystawi go na sprzedaż online, należy je zarejestrować w Chinach w odpowiednim urzędzie.

Ochrona znaku towarowego w Chinach

Produkując towary w Chinach z własnym logo jedynym słusznym rozwiązaniem, jest rejestracja znaku towarowego na terytorium Chin. Co prawda, chińska umowa NNN, może zabezpieczyć importera przed ewentualnym użyciem jego logo czy produktu przez chińską fabrykę w celach produkcji i sprzedaży. Co jednak w sytuacji, gdy pomysł spodoba się właścicielowi lub któremuś z pracowników fabryki i nagle produkt zacznie sprzedawać na Alibabie ich “znajomy”? A co jeśli ktoś inny zarejestruje znak towarowy jako pierwszy i uniemożliwi produkcję i eksport towarów z Chin? Więcej na temat ochrony znaku towarowego w Chinach można poczytać w tym artykule.

Podsumowanie

Istnieją trzy podstawowe działania jakie zagraniczni przedsiębiorcy mogą podjąć, aby zabezpieczyć prawnie swój biznes w Chinach. Niezależnie, czy sprzedają tam swoje towary czy jedynie produkują i eksportują do Europy. We właściwej koleności są to: rejestracja znaku towarowego w Chinach, chińska umowa NNN oraz angielsko-chiński kontrakt handlowy.

Pierwszym krokiem, wymagającym najwięcej czasu jest rejestracja znaku towarowego w Chinach. Chińskie przepisy przewidują kilkustopniową weryfikację znaku, dlatego proces ten może zająć nawet do kilkunastu miesiecy. Planując więc wymianę handlową z Chinami, warto zarejestrować znak jak najwcześniej. Kolejnym krokiem jest sporządzenie chińskiej umowy NNN, której nie należy mylić z europejską umową NDA. Umowę NNN należy podpisać z każdym dostawcą, któremu udziela się informacji o produkcie i oczywiście przed udzieleniem tych informacji. Sytuacja taka może mieć miejsce, na przykład kiedy kupujący rozmawia z kilkoma potencjalnymi dostawcami, tłumaczy i pokazuje projekt produktu, aby uzyskać wstępną wycenę. Następnie po finalnym wyborze chińskiego kontrahenta należy sporządzić umowę handlową, określającą warunki transakcji. Bardzo istotne jest, aby umowa była napisana w języku chińskim, zgodnie z chińskim prawem oraz wskazywała chiński arbitraż.