Wyobraź sobie, że zamówiłeś głośniki Bluetooth z fabryki w Chinach. Po realizacji zamówienia i otrzymaniu wysyłki sprawdzasz poziom dźwięku jednego z produktów. Okazuje się jednak, że moc głośnika nie zgadza się z tym co zamówiłeś. Istnieje wiele narzędzi zabezpieczających proces importu z Chin, na różnych jego etapach. Po weryfikacji dostawcy i dostarczeniu specyfikacji technicznej produktu należy upewnić się, że fabryka dokładnie zrozumiała wymagania i jest w stanie wykonać pordukt o określonych standardach jakości. Dlatego też, zanim zlecisz jakąkolwiek produkcję w Chinach, musisz pierwsze uzyskać przed-produkcyjną próbkę, czyli tzw. złotą próbkę.
Czym jest złota próbka
Próbka ta będzie nienaruszalnym wzorem dla producenta, wyznaczającym sztywne i szczegółowe standardy jakości, których importer oczekuje i których producent musi przestrzegać w realizacji pełnej produkcji. Bez niej nie powinno się podejmować ryzyka. Rozwiązanie poprodukcyjnego problemu w związku z otrzymaniem produktu, z nie takim standardem jaki oczekiwaliśmy będzie zdecydowanie kosztowniejsze aniżeli wkład w jej uzyskanie.
Złota próbka sztywno określa:
- użyte części i materiały,
- specyfikację produktu,
- właściwą funkcjonalność,
- wszelkie wykończenia graficzne i kolorystyczne.
Opłaty towarzyszące złotej próbce
Zazwyczaj producent pobiera niewielką opłatę za zapewnienie takiej próbki. Zdarza się, że przy częstych zamówieniach uchyla opłatę gwarantując jej darmową produkcję i ewentualną wysyłkę. Producent, może też wydać próbkę za darmo przy mocnym guanxi (chińskie znaki: 关系 ). Guanxi czyli bardzo dobrze zaciśnięta i wypielęgnowana relacja międzyludzka, silnie zakorzeniona w kulturze Chin. Bardzo często można spotkać się też z sytuacją, zwrotu poniesionego przez importera kosztu, w sytuacji gdy ten już zapłacił za zamówienie i czeka na dostawę.
Proces tworzenia złotej próbki
Z reguły próbkę przed-produkcyjną produkuje się manualnie. Niestety bywa, że linie produkcyjne nie są w stanie idealnie odtworzyć egzemplarza. Dlatego tez warto aby złota próbka była próbką idealną – stworzoną z najdokładniejszą uwagą, zwróconą na jej każdy detal. Tylko wówczas jesteśmy w stanie otrzymać produkt finalny, który wyjdzie z linii produkcyjnej możliwie najwyższej jakości.
Jeśli próbka, którą uzyskaliśmy nie spełnia naszych oczekiwań, należy to zgłosić producentowi i przedstawić wszystkie detale jakie powinny zostać ulepszone. W tym czasie należy czekać na kolejne próbki i z każdą kolejną dążyć do ideału, aż w końcu otrzyma się tą jedną – złotą próbkę, która będzie w pełni satysfakcjonująca. Dopiero po zaakceptowaniu jej ostateczniej wersji, importer może wydać zgodę producentowi na przystąpienie do fabrykacji. Proces ten może odroczyć w czasie produkcję, ale ostatecznie zwróci się w jakości finalnego produktu.
Aby uniknąć kilkukrotnego poprawiania złotej próbki w dążeniu do jej ideału, wskazane jest zapewnienie producentowi szczegółowej listy kontrolnej oraz wszelkich specyfikacji zanim podejmie się jej produkcji. Skróci to czas jej wytwarzania poprzez minimalizację egzemplarzy niezgodnych z wymaganiami.
W celu znalezienia producenta, który sprosta naszym oczekiwaniom względem produktu, można też zwrócić się do kilku fabryk i sprawdzić, która finalnie zapewni nam tą najwłaściwszą, poprzez porównanie otrzymanych egzemplarzy.
Zamiennik dla złotej próbki
W przypadku złotej próbki o zbyt dużych gabarytach, której wysłanie w celu zaprezentowania może być zbyt kłopotliwe, ewentualnym rozwiązaniem jest zaprezentowanie jej dokładnych zdjęć. Zamiast złotej próbki, posłużą one wraz z listą specyfikacji jako materiał porównawczy w inspekcji przedwysyłkowej. Bardziej zaleca się tu jednak zatrudnienie inspektora, który na miejscu w fabryce, precyzyjniej sprawdzi czy złota próbka jest zgodna ze wszystkimi specyfikacjami
Minimalizacja ryzyka dla złotej próbki
Dodatkowo warto mieć na uwadze, aby uniknąć ryzyka związanego z zagubieniem bądź pomyleniem złotej próbki. Dlatego też należy:
- zabezpieczyć się w dwa egzemplarze złotej próbki,
- zapisać dzień produkcji złotej próbki,
- zapieczętować każdą ze złotych próbek w oddzielnych pudełkach.
Złota próbka, a normy odchyleń
Zdarza się, że w produkcji masowej odzwierciedlenie próbki przedprodukcyjnej nie jest możliwe. Dlatego też warto ustalić zakres normy do jakiej można zaakceptować ewentualne odchylenia w finalnej produkcji, w stosunku do wyjściowych oczekiwań. Wszystkie oczekiwania należy szczegółowo zaprezentować producentowi na liście specyfikacji załączonej do umowy pomiędzy przedsiębiorstwami. Należy przy tym zakomunikować producentowi, o zamiarze wysłania inspektora w celu przeprowadzenia inspekcji przedwysyłkowej, który sprawdzi wszystkie wyprodukowane dobra i odrzuci te niezgodne ze specyfikacjami. W ten sposób uniknie się próby obniżenia jakości produktu ze strony producenta.
Złota próbka, a kontrola jakości
Złota próbka jest nieodłącznie związana z trzecią częścią kontroli jakości – inspekcją przedwysyłkową, która jest w szczególności popularna w państwach, takich jak Chiny, gdzie powszechne są niskie koszty produkcji.
Kiedy, cala partia towarów zostanie wyprodukowana, należy wykonać kontrolę jakości. Inspektor pojawia się w fabryce w celu sprawdzenia wyrobów względem złotej próbki oraz specyfikacji technicznej, którą uprzednio potwierdzono z producentem. Podczas kontroli inspektor sprawdza próbki towarów i sporządza dokumentację fotograficzną. Inspektor zwraca uwagę ile produktów spełnia normy, a ile posiada defekt. Każdy produkt z defektem jest dokładnie opisany. Wyniki kontroli jakości przekazywane są w formie raportu do importera, który może zadecydować o odrzuceniu niezgodnych towarów. Bądź ewentualnie o ustaleniu z producentem rozwiązania dla wyrobów, niespełniających norm.
Obok inspekcji przedwysyłkowej, znajduje się jeszcze monitoring produkcji, podczas którego sprawdza się na bieżąco produkowane dobra względem złotej próbki, w celu uzyskania informacji o przebiegu produkcji, jakości podzespołów i w ramach potrzeby, szybkiego reagowania. Więcej o monitoringu produkcji znajduje się w naszym drugim artykule.
Złota próbka stanowi kluczową kwestię w pracach nad rozwojem produktu. Zapewni ona, zrozumienie przez producenta wizji produktu i wzbudza u niego większe poczucie odpowiedzialności za finalny produkt. Przekłada się to również na możliwie najwyższy pozytywny wynik kontroli jakości dla produkcji masowej.
