Spotkanie przedprodukcyjne jest elementem zarządzania jakością, stosowanym w imporcie z Chin. Zlecając produkcję fabryce w Chinach, importerzy zmagają się z wieloma trudnościami. Jednym z największych wyzwań jest zapewnienie, że dostawca zrozumiał wymagania jakoścowe, stawiane zamawianym produktom, a następnie, że jakość wyprodukowanych towarów jest zgodna ze specyfikacją techniczną zawartą w kontrakcie handlowym.
Importerzy podejmują wiele działań, takich jak profesjonalna weryfikacja dostawcy czy audyt fabryki w Chinach, aby wybrać właściwego kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że wybór odpowiedniej fabryki to dopiero początek drogi do sukcesu. Niejednokrotnie zdarza się, że mimo dobrych chęci zarówno ze strony importera jak i fabryki, końcowy towar nie spełnia oczekiwań kupującego. Najczęstszą przyczyną tego typu problemów jest nieporozumienie wynikające z barier komunikacyjnych i różnic kulturowych. Jak więc mieć pewność, że wybrany kontrahent w pełni zrozumiał wymagania jakościowe stawiane przez importera? Niewątpliwie pomocne będzie sporządzenie specyfikacji technicznej produktu oraz planu kontroli jakości w języku angielskim i chińskim oraz omówienie tych szczegółów na bezpośrednim spotkaniu ze sprzedawcą i managerem jakości w fabryce. Takie spotkanie nazywamy spotkaniem przedprodukcyjnym. Przeprowadzenie takiego spotkania jest szczególnie zalecane w przypadku pierwszej współpracy z fabryką, lub gdy wdrażane są zmiany w produkcji.
W jakim celu przeprowadza się spotkanie przedprodukcyjne?
- Zapewnienie, że dostawca w pełni zrozumiał wymagania jakościowe zamawianych towarów
- Wyjaśnienie ewentualnych niezgodności jeszcze przed podpisaniem kontraktu
- Sprawdzenie wymaganych dokumentów, raportów z testów, deklaracji i certyfikatów
- Potwierdzenie z dostawcą planu kontroli jakości oraz limitów akceptowalnej jakości
- Sprawdzenie, które testy z planu kontroli jakości możliwe są do przeprowadzenia w fabryce
- Uzgodnienie warunków technicznych kontraktu handlowego
Kiedy powinno zostać przeprowadzone spotkanie przedprodukcyjne?
Kiedy importer wybrał już właściwą fabrykę w Chinach oraz uzgodnił z nią wszystkie warunki zamówienia i jest gotowy do podpisania kontraktu, nadchodzi czas na spotkanie przedprodukcyjne. Importer powinien dostarczyć inspektorowi szczegółowe informacje na temat produktu w formie specyfikacji technicznej oraz plan kontroli jakości. Dokumenty te powinny być wcześniej, wstępnie potwierdzone przez fabrykę.
Podczas spotkania z fabryką, inspektor bardzo dokładnie omawia, każdy z punktów specyfikacji oraz planu kontroli. Daje to pewność, że fabryka w pełni zrozumiała wymagania i nie występują żadne nieporozumienia. Niemniej jednak doświadczenie pokazuje, że podczas bezpośredniego spotkania w fabryce, każdorazowo ujawniają się nieścisłości w obecnych ustaleniach. Często też pojawiają się nowe, wcześniej nie omawiane aspekty wymagające doprecyzowania. W takiej sytuacji inspektor kontaktuje się z importerem, aby potwierdzić wszystkie niedomówienia i przekazać fabryce ostateczne decyzje. Dopiero po uzyskaniu pewności, że wszystkie ustalenia zawarte w specyfikacji i planie inspekcji zostały wyjaśnione na spotkaniu przedprodukcyjnym, importer może przystąpić do podpisania kontraktu handlowego z fabryką w Chinach.
Jak przebiega spotkanie z fabryką?
#1 Potwierdzenie głównych aspektów zamówienia
W pierwszej kolejności inspektor potwierdza z fabryką generalne informacje na temat zamówienia. Weryfikowana jest wielkość zamówienia, rodzaj i ilość poszczególnych produktów lub ich warioantów, podział na dostawy, daty rozpoczęcia i zakończenia produkcji jak i terminy kontroli jakości.
#2 Szczegółowe omówienie specyfikacji technicznej produktów oraz wymagań jakościowych
Następnie inspektor przechodzi do szczegółów związanych z zamawianymi produktami. W oparciu o otrzymaną od importera specyfikację techniczną, inspektor wraz z fabryką dokładnie omawia wszytskie parametry i zapisy ze specyfikacji, rysunki techniczne, listę części i pozostałe właściwe dla danego produktu aspekty. Bardzo istotne jest, aby potwierdzić również zgodność produktu z normami oraz wymogi jakościowe, w tym np. akceptowalną tolerancję odchyleń. Na tym etapie sprawdzane są również oznaczenia, etykiety oraz instrukcje. Potwierdza się też sposób pakowania jednostkowego i zbiorczego.
#3 Sprawdzenie wymaganych dokumentów, raportów z testów, deklaracji i certyfikatów
Bezpieczeństwo produktów jest bardzo istotnym tematem dla wszystkich sprzedawców. To w obowiązku importera leży zapewnienie, że produkty wprowadzane na rynek Uni Europejskiej spełniają wszystkie wymogi bezpieczeństwa. Potwierdzeniem bezpieczeństwa produktów są oficjalne raporty z testów, certyfikaty i deklaracje. Podczas spotkania w fabryce inspektor dokładnie sprawdzi dokumenty jakimi dysponuje fabryka oraz upewni się, że odpowiadają one wszystkim zamawianym towarom.
#4 Szczegółowe omówienie planu kontroli jakości oraz akceptowalnych limitów jakości
Po upewnieniu się, że dostawca w pełni rozumie wszystkie wymagania wobec produktów inspektor przystępuje do omówienia planu kontroli jakości. Uzgadnaniane są typy kontorli jakości jakie będą przeprowadzone, ich ilość oraz terminy. Inspektor dokładnie opisuje testy oraz uzgadnia właściwą metodologię przeprowadzania badania i odczytu wyników. Bardzo ważne jest, aby wskazać wady krytyczne, główne i drugorzędne oraz ustalić wielkość próbki i akceptowalne limity jakości.
#5 Uzgodnienie, które testy z planu kontroli jakości mogą zostać przeprowadzone w fabryce
Większość dobrych fabryk w Chinach ma swój wewnętrzny dział kontroli jakości. Wyposażenie działu może się różnic w zależnośći od dostawcy, i w dużej mierze zależy od standardów jakości panujących w fabryce. Podczas wykonywania kontroli jakości, zewnętrzny inspektor, zatrudniony przez importera ma możliwość skorzystania ze sprzętu do badań znajdującego się w fabryce. Niekiedy pozwala to na duże oszczędności, ponieważ nie trzeba wysyłać próbek do zewętrznego labolatorium, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dlatego plaując współpracę z przyszłym dostawcą, warto odpowiednio wcześnie zadbać o przygotowanie dokładnego planu kontroli jakości i upewnienie się czy wyposarzenie fabrycznego działu kontroli jest wtstarczające do dokładnego sprawdzenia jakości produktów. Dodatkowo, jeśli fabryka nie dysponuje rozbudowanym działem kontroli jakości, należy z jeszcze większą uwagą zadbać o jakość zamawianych produktów. Może to bowiem świadczyć o nieodpowiedzialnym podejściu dostawcy do spraw jakości.
#6 Wizytacja linii produkcyjnej oraz działu kontroli jakości w celu potwierdzenia wyposażenia fabryki
Po potwierdzeniu wszystkich szczegółów z dostawcą, inspektor przystępuje do wizytacji lini produkcyjnej i działu kontroli jakości. Pozwala to zweryfikować, które elementy produkowane są w fabryce, a które zamawiane jako gotowe komponenty. Sprawdzenie wyposażenia działu kontroli jakości, pozwala potwierdzić, które testy mogą być wykonane w fabryce. Na podstawie tych informacji importer, w zależności od potrzeb, może dostosować plan kontroli jakości do obecnych warunków lub przewidzieć dodatkowe wydatki na kontrolę jakości w zewnętrznym labolatorium.
Ile kosztuje zlecenie spotkania przedprodukcyjnego z fabryką w Chinach?
Koszt zlecenia spotkania z fabryką w Chinach w dużej mierze zależy od stopnia zaawanasowania oraz ilości różnych wariantów produktu. Usługa ta wyceniania jest za każdy dzień pracy inspektora. W przypadku zamówienia składającego się z dwóch lub trzech wariantów nieskomplikowanego produktu jeden dzień pracy inspektora powinien wystarczyć. Jeśli natomiast konstrukcja produktu jest skomplikowana i składa się z wielu elementów mających decydujące znaczenie dla finalnej jakości, czas potrzebny na omówienie wszystkich aspektów technicznych i jakoścowych może się wydłużyć. Podobnie w sytuacji, gdy zamówienie składa się z wielu różnych wariantów produktu, które należy omówić z osobna.
Dodatkowym czynnikiem mającym wpływ na długość spotkania jest dotychczasowa komunikacja importera z dostawcą. Jeśli komunikacja między stronami była płynna i zrozumiała, spotkanie przedprodukcyjne polegać będzie głównie na finalnym potwierdzeniu ustaleń i doprezyczowaniu szczegółów. W związku z czym przebiegnie sotusnkowo szybko. Jeśli natomiast w komunikacji z dostawcą występowały niejasności i nie wszytskie aspekty zostały omówione, inspektor będzie potrzebował więcej czasu na omówienie zagadnień oraz potwierdzenie finalnych ustaleń pomiędzy importerem, a fabryką.
Jakość przygotowanej specyfikacji technicznej również ma duże znaczenie dla przebiegu spotkania. Czytelna i szczegółówa specyfikacja zdecydowanie ułatwia komunikację, minimalizuje ryzyko nieporozumień i przyśpiesza uzgadnianie szczegółów.