Monitoring Produkcji

Zlecając produkcję towarów w Chinach importerzy przykładają dużą wagę do przygotowania dokładnej specyfikacji technicznej. Po pierwsze ułatwia to komunikację z chińskim dostawcą, a po drugie stanowi wytyczne jakości wobec finalnego produktu. Jak jednak mieć pewność, że jakość wyprodukowanych towarów jest zgodna z ustaleniami wcześniej zawartymi w kontrakcie?

Dla towarów, które stanową część regularnej oferty fabryki i których proces produkcji jest stosunkowo prosty wykonuje się inspekcję podczas produkcji. Sprawdza się pierwsze partie, aby w razie wykrycia defektu można było go łatwo naprawić. Wykrycie defektu na początkowym etapie pozwala uniknąć dodatkowych kosztów i opóźnień. Następnie po zakończeniu produkcji wykonuje się inspekcję przedwysyłkową oraz nadzór załadunku kontenera. A co jeśli zamówiony towar został zaprojektowany przez importera i fabryka produkuje go po raz pierwszy? Lub w sytuacji, gdy proces produkcji jest skomplikowany, a finalnego produktu (np. maszyny) nie da się już rozebrać na części, aby wszystko sprawdzić? W tej sytuacji należy wykonać monitoring całego procesu produkcji.

Czym jest monitoring produkcji?

Monitorowanie procesu produkcji jest to kontrola jakości, która wykonywana jest bezpośrednio w hali produkcyjnej fabryki. Inspektor pozostaje w fabryce codziennie przez tygodnie lub miesiące, w zależności od tego ile czasu potrzeba na ukończenie produkcji. Do obowiązków inspektora należy sprawdzanie czy produkty odpowiadają wymaganiom zamieszczonym w specyfikacji oraz zdawanie codziennego raportu z postępu produkcji. Dzięki stałej obecności inspektora w fabryce, importer na bieżąco otrzymuje najnowsze informacje z linii produkcyjnej, co pozwala niemalże od razu poprawić ewentualne defekty oraz mieć pewność o jakości każdego z elementów. Inspektor natychmiast zgłasza wszelkie problemy do klienta i do fabryki, aby zapewnić płynność produkcji. Daje to pełną kontrolę nad zamówieniem i harmonogramem prac.

W jakim celu wykonuje się monitoring produkcji?

Kiedy powinien zostać przeprowadzony monitoring produkcji?

Czas rozpoczęcia inspekcji, dla różnych towarów ustala się indywidualnie. Zaleca się jednak, aby inspektor był w fabryce już w momencie dostarczenia surowców, w celu ich weryfikacji.

Co jest sprawdzane podczas monitoringu produkcji?

To co sprawdzane jest podczas monitorungu produkcji w dużej mierze zależy od rodzaju kontrolowanego towaru. Każdy produkt ma właściwą dla siebie, zawartą w kontrakcie handlowym specyfikację techniczną i określone parametry gwarantujące jego jakość.

1. Przed rozpoczęciem produkcji:

-weryfikacja planu produkcji
-inspekcja materiałów i komponentów

2. W trakcie produkcji:

-koordynacja produkcji zgodnie z harmonogramem
-weryfikacja ilu pracowników zostało przypisanych do produkcji zamówienia
-sprawdzenie zgodność komponentów i produktów ze specyfikacją techniczną
-weryfikacja parametrów technicznych
-sprawdzenie cech użytkowych, bezpieczeństwa
-kontrola stanu wizualnego, staranności wykonania
-sprawdzenie poprawności etykiet/tablic znamieniowych na produktach
-prowadzenie testów produktów

3. Po zakończeniu produkcji:

-potwierdzenie ilości towaru
-sprawdzenie oznakowania produktów, etykiet i pakowania
-informacja o miejscu i sposobie przechowywania gotowych produktów

Jakie korzyści dla importera wynikają z przeprowadzenia monitoringu produkcji?

Minimalizacja ryzyka związanego z opóźnieniem zamówienia

Opóźnienia w produkcji i wysyłce należą do najczęstszych frustracji importerów podczas współpracy z dostawcami. Jedną z głównych przyczyn opóźnień jest ogólny brak przejrzystości. Monitorowanie produkcji – a w mniejszym stopniu kontrola podczas produkcji – zapewnia przejrzystość i pomaga w zapobieganiu opóźnieniom, które mogłyby doprowadzić do niezadowolenia klientów. Fabryki traktują priorytetowo wybranych klientów i czasem nawet złożenie zamówienia z dużym wyprzedzeniem niewiele pomaga. Jednym z powodów jest fakt, że fabryki zwykle współpracują z wieloma klientami jednocześnie. Kierownicy fabryk nadają niektórym klientom wyższy priorytet niż inni, głównie na podstawie następujących czynników: Ilość zamówienia; Częstotliwość zamówienia; i Relacja z klientem. W rezultacie fabryki mogą przyjmować zamówienia od mniejszych klientów, ale przyznają wyższy priorytet tym, którzy są bardziej rentowni. Dostawca może wymyślić usprawiedliwienie opóźnień, które pozwolą mu zrealizować szybciej zamówienie innego klienta. Ale monitorowanie produkcji pomaga potwierdzić rzeczywiste opóźnienia i ich pochodzenie, co z kolei daje wystarczające podstawy do egzekwowania ustaleń terminów z umowy.

Natychmiastowe wykrycie defektu i wprowadzenie procedur naprawczych

Jeśli defekty produktu zostaną odkryte po zakończeniu produkcji – lub gorzej, po wysłaniu towaru – może być trudno je naprawić. Oprócz potencjalnej potrzeby rozpakowywania i przepakowywania gotowych towarów, naprawy lub przeróbki produktów mogą być czasochłonne i kosztowne. Dlatego wady i inne problemy są znacznie łatwiejsze do usunięcia, gdy zostaną wcześnie wykryte. Codzienna kontrola procesu produkcyjnego pomaga wykryć i rozwiązać problemy z jakością już na wczesnym etapie produkcji. Pozwala to na natychmiastowe wdrożenie procedur naprawczych bez narażania importera na dodatkowe koszty oraz późnienia z powodu poprawek. Takie działanie dodatkowo zapobiega powstawaniu dalszych problemów i defektów.

Minimalizacja ryzyka niespójnej jakości i budowa dobrego wizerunku marki

Importerzy podejmują wiele działań marketingowych, aby zbudować dobry wizerunek swojej marki i przekonać klientów do jakości swoich produktów, a finalnie do zakupów. Zazwyczaj takie działania pochłaniają wiele czasu i dlatego istotnym jest, aby po otrzymaniu produktu klient był usatysfakcjonowany jego jakością. Jak jednak mieć pewność, że wszystkie wysyłane towary spełniają wymagania jakości? Dokładne sprawdzenie 100% zamówionych produktów już na poziomie surowców daje pewność, że wszystkie towary od samego początku wytwarzane są zgodnie z wymaganymi przez importera wysokimi standardami. Pozwala to na uniknięcie późniejszych zwrotów od niezadowolonych klientów oraz kosztów z nimi związanych, które znacząco mogą wpłynąć na opłacalność inwestycji. Dodatkowo monitoring produkcji minimalizuje ryzyko niespójnej jakości. Ma to bardzo duże znaczenie przy budowaniu reputacji marki ponieważ minimalizuje ryzyko okazjonalnego wysłania produktu o niższej jakości.

Niezwykle wartościowa wiedza i doświadczenie

Oprócz monitorowania produktów przemieszczających się na linii produkcyjnej, monitorowanie produkcji pozwala zobaczyć, jak działa fabryka. Codzienna obecność inspektora na miejscu zapewnia szeroki wgląd we wszystkie procesy produkcyjne w fabryce. Inspektor może również poinformować o tym, jak pracownicy fabryki obchodzą się z materiałami, komponentami i jakich prodecur brakuje w fabryce. Dodatkowo inspektor zwykle dużo się uczy na temat łańcucha dostaw i głównych wyzwań każdej ze stron – dzielenie się tymi informacjami z importerem jest często bezcenne.

Jakie ograniczenia wiążą się z monitoringiem produkcji?

Część fabryk jest otwarta na przeprowadzenie monitoringu produkcji i upatruje w tym działaniu korzyści dla obu stron. Natomiast czasem zdarza się, że fabryka odmawia pozwolenia na wejście do hali produkcyjnej, tłumacząc to tajemnicą. Dlatego warto omówić chęć przeprowadzenia tego typu inspekcji jeszcze przed podpisaniem umowy z dostawcą. Kierownictwo fabryki może również odmówić inspektorowi dostępu do niektórych części obiektu. W tym przypadku fabryka może ukryć pewne szczegóły dotyczące sposobu jej funkcjonowania, natomiast inspektor ciągle ma wgląd w większość procesów produkcji. Dodatkowo po zakończeniu produkcji należy wykonać nadzór załadunku kontenera, aby mieć pewność, że to właśnie te dokłanie sprawdzone towary zostaną załadowane i wysłane.

Ile kosztuje monitoring produkcji?

Rozbudowana sieć inspektorów zatrudnianych bezpośrednio przez nas pozwala nam nie tylko zapewnić wysoką jakość kontroli i przeszkolenia inspektorów, ale również zaoferować konkurencyjne ceny. Koszt jednego dnia inspekcji w większości głównych miast na terenie Chin, Indii, Japonii i na Tajwanie podstawowa stawka wynosi 259$ za dzień pracy inspektora. Jeśli produkcja trwa ponad 10 dni ustalana jest indywidualna cena ze zniżką.

Przy ustalaniu ceny ważne jest też czy występuje konieczność wykonania testów laboratoryjnych dla zamawianych towarów, gdyż są one dodatkowo płatne.

Jakie kwalifikacje powinien posiadać inspektor przeprowadzający monitoring produkcji?

Monitorowanie produkcji powinno zostać przeprowadzone przez odpowiednio wykwalifikowanego inspektora, który pracuje dla niezależnej firmy inspekcyjnej. Dodatkowo inspektor powinien mieć powiązane wykształcenie poparte doświadczeniem zawodowym w pokrewnym sektorze oraz przy wykonywaniu inspekcji dla określonego typu produktów.

Jak wygląda proces aplikacji i przebiegu inspekcji przedwysyłkowej?

1. Importer lub eksporter zwany „wnioskodawcą” wysyła wypełniony formularz w celu uzyskania wyceny i zamówienia monitoringu produkcji.

2. Kiedy wnioskodawca przekaże informacje i wytyczne, uzgadniany jest plan inspekcji.

3. Jeśli plan inspekcji zostanie zaakceptowany, wnioskodawca płaci za zamówioną inspekcję i tym samym rezerwuje jej termin.

4. TISCO kontaktuje się z eksporterem, aby potwierdzić datę i miejsce inspekcji.

5. Odpowiednio wykwalifikowany inspektor pojawia się w fabryce eksportera o ustalonym czasie.

6. Inspektor codziennie sprawdza stan produkcji, weryfikuje zgodność komponentów i produktów z ustaleniami specyfikacji technicznej, wykonuje testy, sprawdza poprawność etykiet.

7. Codziennie wysyłamy naszym klientom raport uzupełniony o dokumentację fotograficzną wraz z opinią eksperta. Taki raport ma duże znaczenie zarówno dla importera jak i dla fabryki. Na jego podstawie klient może bardzo szybko rozpoznać wady produktów i zarządać natychmiastowej naprawy, wymiany lub dostosowania całej lini produkcyjnej do wyższych standardów.