Testy laboratoryjne i certyfikacja produktów w imporcie z Chin

Testy laboratoryjne i certyfikacja produktów są bardzo ważnym zagadnieniem przy imporcie z Chin. W Unii Europejskiej, importerzy muszą przestrzegać zharmonizowanych norm bezpieczeństwa dla produktu, który chcą wprowadzić na wewnętrzny rynek. Zgodność specyfikacji produktu względem wymaganych standardów, dyrektyw i norm w UE w kraju importera jest niezmiernie istotnym zagadnieniem. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy, która dokona odpowiednich testów laboratoryjnych i certyfikacji, to jedyny sposób, aby upewnić się, że produkty są zgodne z wymaganiami w kraju importera.

Poniżej wyjaśniamy, dlaczego testy i certyfikacja są tak ważne w procesie importu z Chin. Dodatkowo wytłumaczymy, kiedy jest odpowiedni czas na przetestowanie produktu i co zrobić, gdy wynik przeprowadzonego testu jest negatywny.

Rodzaje testów laboratoryjnych dla importowanego produktu

Celem testowania produktu jest sprawdzenie, czy produkt jest zgodny z jedną lub kilkoma dyrektywami, aktami prawnymi lub normami bezpieczeństwa. Ponieważ istnieją różne rodzaje przepisów dotyczących produktów, istnieją również różne rodzaje testów. Zaliczamy tu badania:

Zanim prześle się próbkę do firmy zajmującej się testowaniem i certyfikacją produktów, należy określić, które przepisy mają zastosowanie dla produktu.

Dlaczego testy laboratoryjne i certyfikacja produktów są konieczne przy imporcie z Chin?

Większość chińskich dostawców nie dysponuje kompletną dokumentacją, potwierdzają, że produkt spełnia rygorystyczne normy jakości. W Chinach powszechnie można spotkać się z podrobionymi certyfikatami, niepełnym zestawem badań lub dokumentami wydanymi przez nieuprawione jednostki. W żadnym z powyższych przypadków nie ma podstaw, aby stwierdzić, że produkt spełnia europejskie, amerykańskie, australijskie czy inne zagraniczne normy. Nawet jeśli dostawca gwarantuje, zgodność z wymaganymi normami, bazując na doczesnej produkcji, nie ma gwarancji, że kolejne partie produktów, które będą wypuszczane z linii produkcyjnej tego dostawcy również będą zgodne z wymaganiami.

Dlatego, też testy laboratoryjne są jedynym sposobem sprawdzenia, czy produkty są zgodne z normami bezpieczeństwa obowiązującymi w docelowym kraju importu. Wielu importerów uważa, że zapewnienie zgodności powinno leżeć w gestii dostawcy, a nie ich. Byłaby to idealna sytuacja, gdyby wszyscy chińscy producenci mogli zapewnić zgodność dla produktu. Jednak w rzeczywistości tak nie jest.

Ostatecznie, w świetle prawa to importer jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności, a nie dostawca. Niezgodne przedmioty podlegają przymusowemu wycofaniu i mogą zostać zajęte przez organy celne. Jeśli ktoś dostanie obrażeń z powodu użytkowania niezgodnego przedmiotu, wówczas trzeba się liczyć z zapłatą odszkodowania i odpowiedzialością karną. Niektóre przepisy, wymagają również od kupującego wydania certyfikatu zgodności, który jest oparty na raportach z testów partii. Dlatego testy są nie tylko sposobem wykazania zgodności z wymaganymi przepisami, lub zapezpieczeniem przed stratami finansowymi, ale same w sobie są obowiązkowe w przypadku niektórych produktów.

Skąd wiedzieć, czy produkt wymaga testów?

Przede wszystkim należy określić, które normy mają zastosowanie dla produktu w kraju importu. Należy pamiętać, że jeden produkt może podlegać więcej niż jednej normie. Niektóre dyrektywy, w tym REACH (UE), regulują grupy substancji, a nie poszczególne substancje. Ułatwia to nieco, importerom zapewnienie zgodność, ponieważ wystarczy odwołać się do jednolitej normy lub dyrektywy. Firma testująca i certyfikująca zajmie się resztą, ponieważ już wie, które substancje należy sprawdzić. To samo dotyczy dyrektyw niezwiązanych z substancjami, takich jak CE – ponieważ obejmuje wiele produktów.

Jednak pewne przepisy mają zastosowanie do pojedynczych substancji, a nie do grup substancji. W takim przypadku importer musi sporządzić listę potencjalnych substancji przed przedłożeniem próbki do analizy, zamiast odnosić się do dyrektywy typu „wszystko w jednym”.

Czy testy laboratoryjne dla produktów wykonane przez stronę trzecią są prawnie wymagane?

Tak, w niektórych przypadkach należy przedstawić organom celnym, raport z testów lub świadectwo zgodności (np. oparte na raportach z testów). Jeśli importer nie dostarczy organowi celnemu, wymaganych dokumentów, wówczas organ celny ma prawo zatrzymać towar, tym samym odmówić wjazdu ładunku na teren kraju.

Na dzień dzisiejszy raport z testów strony trzeciej, nie jest wymagany przy imporcie większości produktów. Ale to nie znaczy, że produkt nie musi być zgodny z wymaganiami. Nadal istnie prawny obowiązek do zapewnienia zgodności produktu, nawet jeśli raport z testów nie jest częścią standardowej dokumentacji importu. Władze w większości państw, mogą zażądać, dokumentacji wydanej przez stronę trzecią potwierdzającą zgodność produktu. Może to nastąpić po kilku tygodniach, miesiącach czy nawet latach od daty importu towaru.

W Unii Europejskiej firmy są prawnie zobowiązane do udowodnienia zgodności z REACH w ciągu 45 dni, jeśli zażąda tego organ rządowy – lub nawet klient! Zatem, kiedy zbliża się czas importu, lepiej upewnić się, że importowane produkty będą zgodne z wymogami. W przeciwnym razie można zostać zmuszonym do wycofania ich z rynku ze skutkiem natychmiastowym. Takie działania wiążą się z wielkimi stratami finansowymi i reputacyjnymi. Dlatego uzyskanie raportu z testów strony trzeciej jest niezmiernie istotne, nawet jeśli sam dokument nie jest wymagany do odprawy celnej.

Gdzie najlepiej wykonać testy laboratoryjne w celu uzyskania odpowiednich certyfikatów dla produktu?

Niewątpliwie, każdy importer, może znaleźć akredytowane laboratorium w swoim kraju, jeśli zależy mu na sprawniejszym kontakcie z laboratorium. Jednak warto wiedzieć, że największe zachodnie akredytowane laboratoria mają też oddziały w głównych chińskich miastach. Wykonanie testów laboratoryjnych w Chinach jest:

Znalezienie akredytowanego laboratorium

Nie należy oczekiwać, że lokalne władze zaakceptują raport z testów i certyfikaty dla produktu wydane przez jakąkolwiek firmę. W Chinach i innych krajach azjatyckich jest wiele nielegalnych firm, które sprzedają fałszywe dokumenty zgodności. Istnieje również wielu dostawców, którzy samodzielnie fałszują raporty z testów i certyfikaty dla produktu.

Mając to na uwadze, nie jest trudno zrozumieć, dlaczego lokalne władze akceptują tylko dokumenty zgodności wydane przez akredytowane laboratoria. Listy akredytowanych laboratoriów można zwykle znaleźć na stronach branżowych lub rządowych. Akredytowane laboratorium nie musi być zlokalizowane w kraju importera. Wszystkie duże firmy testujące, w tym SGS, Bureau Veritas i TÜV, mają jednostki w Szanghaju, Hongkongu, Shenzhen i Kantonie.

Koszty testów laboratoryjnych

Z kilkoma wyjątkami, chińscy producenci zawsze wymagają od importera zapłaty rachunku za testy zgodności. Import z Chin jest w zasadzie jak latanie tanimi liniami lotniczymi: bez dodatków. Dotyczy to nie tylko testów zgodności, ale także narzędzi rozwoju produktu i kontroli jakości.

Pojedynczy test produktu może kosztować od 10 USD w przypadku poszczególnych komponentów elektrycznych do dziesiątek tysięcy dolarów – w przypadku konieczności zastosowania bardziej skomplikowanych programów testowych. Jednak generalnie koszt testów zależy przede wszystkim od trzech czynników:

Dlatego testowanie produktu wykonanego z jednorodnego materiału (np. pojemnik na żywność z tworzywa sztucznego PP) jest mniej kosztowne w porównaniu z produktem wykonanym z wielu materiałów (np. zegarek).

Testy laboratoryjne produktów w 4 krokach

Krok 1: Potwierdzenie obowiązujących norm dla produktu i substancji objętych regulacjami

Przed złożeniem zamówienia należy potwierdzić odpowiednie normy lub dyrektywy. Jak już wyjaśniliśmy, różne standardy mają zastosowanie dla różnych produktów. Dodatkowo poszczególne kraje i rynki również mają swoje własne standardy. Przed złożeniem zamówienia powinno się także sprawdzić, czy dostawca dysponuje dokumentami potwierdzającymi zgodność z europejskimi normami. Niestety większość chińskich producentów nie posiada pełnej dokumentacji potwierdzającej zgosność dla zagranicznych norm i dyrektyw względem wytwarzanych produktów.

Krok 2: Testowanie próbek produktu przed rozpoczęciem produkcji

Nawet jeśli dostawca może wykazać poprzednią zgodność, raporty z testów dotyczą tylko tej konkretnej partii towarów, która była poddana testom. Wcześniejsza zgodność nie gwarantuje zgodności w przyszłości. Dlatego weryfikacja, czy prototyp lub próbka produktu jest zgodna z obowiązującymi normami, jest często niezbędna przed wpłatą zaliczki w celu uruchomienia masowej produkcji. Jest to jednak ważne tylko przy założeniu, że produkt produkowany masowo jest wykonany z dokładnie tych samych materiałów i komponentów, co podana testom próbka produktu i zachowane są takie same procesy produkcyjne. W przeciwnym razie, można otrzymać niezgodny wyrób, nawet jeśli próbka przedprodukcyjna przeszła testy.

Krok 3: Testowanie surowców

Większość chińskich producentów kupuje materiały i komponenty dopiero po otrzymaniu wpłaty od importera. Weryfikacja zgodności przychodzących materiałów i komponentów to dobry sposób na zapobieżenie zanieczyszczeniom i wymianę niezgodnych materiałów, zanim będzie za późno .
Powoduje to jednak wstrzymanie produkcji na 10 do 14 dni, ponieważ montaż nie może się rozpocząć przed uzyskaniem wyników. Należy tu również wiedzieć, że testy na tym etapie nie mają zastosowania do niektórych dyrektyw i norm dla certyfikatów, w tym CE, które dotyczą tylko produktów końcowych, a nie substancji.

Krok 4: Testowanie próbek po zakończeniu produkcji

Po ostatecznym montażu nadchodzi czas, aby sprawdzić, czy produkt jest zgodny. Nie warto tu jednak, pozwalać dostawcy, aby samodzielnie przesyłał próbki do laboratorium. Zawsze istnieje ryzyko, że w rzeczywistości dostawca prześle próbki, które nie reprezentują rzeczywistych produktów (np. przesłanie zgodnych próbek, podczas gdy rzeczywiste produkty są niezgodne). Najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest poinstruowanie inspektora jakości, aby zebrał i przesłał próbki samodzielnie.

Testowanie próbek trwa zwykle jeden lub dwa tygodnie. Na tym etapie bardzo ważne jest wstrzymanie płatności salda końcowego do czasu otrzymania wyniku testu. Jeśli pozycje okażą się zgodne, można przelać pozostałe środki należne dostawcy.

Co zrobić, jeśli test laboratoryjny wykaże negatywny wynik?

Raporty z testów nie zawsze są pozytywne. Zdarza się, że dostawcy nie zapewniają zgodności i wydają partię praktycznie bezwartościowych produktów. Dla większości małych firm to katastrofa. Jednak, dla niektórych produktów, zgodność nie jest obowiązkowa aby bezproblemowo wprowadzić je na krajowy rynek. Niemniej, jeśli importuje się zabawki, elektronikę, maszyny lub tekstylia – niezgodność sprawia, że produkty są bezwartościowe, ponieważ importowanie i sprzedaż takich przedmiotów jest nielegalna.

Nie ma co liczyć na to, że dostawca zwróci zaliczkę i będzie można wycofać się z projektu. Częściowe lub całkowite przerobienie wadliwego produktu, jest najlepszym i najczęściej praktykowanym rozwiązaniem. Częściowa przeróbka jest opcją tylko wtedy, gdy elementy mogą stać się zgodne poprzez niewielkie poprawki. Jest to rzeczywiście możliwe, jeśli korekta obejmuje wymianę niektórych komponentów elektrycznych lub części mechanicznych. Jeśli jednak pozycje zawierają nadmierne ilości substancji objętych regulacjami, takich jak ołów i kadm, niewielkie poprawki nie zapewnią zgodności produktu. W takim przypadku produkt wymaga pełnej reprodukcji.

Dlatego też, zawsze zanim nawiąże się jakąkolwiek współpracę z chińskim dostawcą, wpłaci zaliczkę i rozpocznie produkcję, warto podpisać z nim kontrakt określający standardy jakości dla wybranego produktu. Jeśli po zakończonej produkcji, losowa próbka z danej partii zostanie pobrana i wysłana do laboratorium, po czym wyniki testów okażą się nie spełniać ustalonych wymagań, wówczas istnieje podstawa do ubiegania się o ponowną reprodukcję towaru w jakości spełniającej ustalone i spisane w kontrakcie standardy. Dopiero po otrzymaniu produktu o właściwej jakości, można zapłacić dostawcy pozostałą należność za towar.

Testy laboratoryjne i certyfikacja produktów w Chinach

Częstym problemem z jakim spotykają się importerzy jest brak znajomości przepisów na temat bezpieczeństwa produktów. Unijne prawodawstwo harmonizacyjne zawiera wiele rozporządzeń, dyrektyw i norm obejmując wszytskie produkty wprowadzane na rynek wspólnoty. To importer wprowadzając produkt na rynek UE, ponosi odpowiedzialność za jego bezpieczeństwo. Niekiedy ciężko jest jednak ustalić wymagania, względem których dyrektyw i norm produkt powinien spełniać. W swojej ofercie posiadamy usługę sporządzenia raportu produktowego względem unijnych wymagań bezpieczeństwa. Raport pozwoli zaznajomić się z wymaganiami stawianymi przed wybranym produktem oraz umożliwi samodzielne sprawdzenie, czy dokuemntacja, którą dysponuje dostawca jest wystarczająca i kompletna. Jeśli okaże się, że dokumentacja dostawcy nie jest kompletna i nie zapewnia zgodności z unijmymi wymogami – oferujemy pomoc w zakresie badań i certyfikacji. Nasza oferta obejmuje pomoc w znalezieniu akredytowanego labolatorium na terenie Chin, komunikację z jednostką oraz przeprowadzenie odpowiednich badań wymaganych w kraju importera.