W jaki sposób importerzy mogą ustanowić standardy jakości produktów, a następnie egzekwować je od fabryki? Oto 4 sprawdzone sposoby jak ustanowić i egzekwować standardy jakości w Chinach i innych krajach azjatyckich. Zaprezentowane techniki w znaczny sposób ułatwiają również radzenie sobie z dostawcami w trudnych sytuacjach.
1. Zadbaj o uzyskanie “złotej próbki”
O ile to możliwe, importer powinien zadbać o posiadanie tzw. “złotej próbki” (tj. prototypu zgodnego we wszystkich aspektach z finalnym produktem). Stanowi to fizyczny wyznacznik standardów jakości. Złota próbka wykonywana jest jeszcze przed podpisaniem kontraktu i uruchomieniem produkcji. Najlepszą praktyką jest pobranie co najmniej trzech próbek oraz oznaczenie ich podpisem lub pieczęcią. Następnie jedną próbkę należy wysłać z powrotem do fabryki, a drugą do firmy wykonującej dla importera kontrolę jakości.
Po weryfikacji chińskiej firmy oraz wykonaniu audytu fabryki, uzyskanie złotej próbki jest kolejnym krokiem do odniesienia sukcesu w imporcie z Chin. Takie działanie jest podstwowym sposobem ustalenia standardów jakości. Zazwyczaj trudności, pojawiają się dopiero przy egzekwowaniu tych standardów.
W Chinach i ogólnie w Azji Południowo-Wschodniej fabryki wiedzą, że wysyłanie bardzo ładnych próbek pomaga w zdobywaniu klientów oraz w otrzymywaniu nowych zamówień. Te idealne próbki dokładnie opracowują doświadczeni technicy, którzy nie tylko nie śpieszą się, ale dodatkowo sprawdzają wnikliwnie każdy element. Oczywiście takie warunki znacząco odbiegają od realiów produkcji masowej, gdzie pracownicy rozliczani są od ilości wyprodukowanych elementów.
Dostawcy zakładają jadnak, że kupujący to wiedzą. A nawet jeśli kupujący nie wiedzą o tym na początku to po wpłacie 30% depozytu i pod wpływem pośpiechu związanego z chęcią szybkiego otrzymania towarów, zwykle akceptują tę sytuację. Wiele fabryk właśnie na to liczy.
Jak nie wpaść w tę pułapkę?
1. Należy za wszelką cenę unikać rozliczania płatności przed zatwierdzeniem jakości produkcji masowej. Zawsze trzeba upewnić się, czy gotowe towary spełniają wcześniej ustalone standardy jakości. Jakość produkcji werfikuje inspektor wykonując monitoring produkcji lub inspekcję przedwysyłkową.
2. Sporządź dokument, w którym wyszczególnisz, co musi być całkowicie zgodne ze “złotą próbką”. Może to być ogólny wygląd, precyzja wykonania, kolor, funkcja czy użyte komponenty. Tak sformuowane wymagania standardów jakości są zrozumiałe zarówno dla imprtera jak i dla fabryki. Przedstaw dokument dostawcy i poproś o podpis.
3. Powinieneś przygotować również listę odstępst, które jesteś w stanie zaakceptować. Nawet w przypadku niektórych zaawansowanych procesów produkcyjnych wprowadza się zakres tolerancji. Wynika to z ograniczeń technologicznych. Tolerancja może to dotyczyć wymiarów, odcieni, mocy itp.
4. Jeśli możesz sobie na to pozwolić, wyślij do fabryki inspektora w celu wykonania inspekcji w trakcie produkcji lub monitoringu produkcji. Ten rodzaj kontroli jakości przeprowadza się na wczesnym etapie cyklu produkcyjnego. Zwykłą inspekcję wykonuje się, gdy tylko gotowe produkty zejdą z linii, natomiast podczas monitoringu inspektor pojawia się w fabryce przed produkcją, aby sprawdzić komponenty. Takie rozwiązanie pozwala skontrolować pierwsze gotowe partie towaru. W razie wykrycia defektów lub rozbieżności z ustalonymi wcześniej standardami jakości wdrażane są prodecury naprawcze, zanim zacznie się produkcja kolejnych partii towaru.
Podążając za tymi czterema krokami bardzo łatwo można zweryfikować czy fabryka przestrzega ustalonych standardów jakości. W przypadku odkrycia rozbieżności jest jeszcze wystarczająco czasu na negocjacje z dostawcą i wprowadzenie procedur naprawczych. Pozwoli to fabryce na poprawną produkcję kolejnych partii towaru oraz naprawę lub wymianę rozpoznanych defektów.
2. Ustal akceptowalne tolerancje dla standardów jakości
W niektórych przypadkach oczekiwanie od fabryki bardzo precyzyjnych wyników jest wręcz nierealne. Na przykład ubrania są zazwyczaj wykonywane ręcznie, więc musi istnieć tolerancja pomiarów (na przykład: 15 cm w rozmiarze S, +/- 1 cm). W tym przypadku celem jest również komfort noszenia ubrania.
Kolejnym przykładem mogą być produkty dla dzieci takie jak zabawki, ubranka czy buty. W przypadku tych towarów nie powinno być możliwości ściągnięcia/ usunięcia małych akcesoriów z produktu z siłą mniejszą niż 90 niutonów. Natomiast każdy wynik większy niż 90N jest akceptowalny. Wymaganie to wiąże się z bezpieczeństwem i chroni przed połknięciem małego elementu przez dziecko.
Nie wiesz jakie problemy związane z bezpieczeństwem dotyczą importowanych przez ciebie produktów?
Nie wiesz jakie problemy związane z bezpieczeństwem dotyczą importowanych przez ciebie produktów?
Wskazówki na temat kontroli jakości
Po zatwierdzeniu wybranych tolerancji należy umieścić wszystkie specyfikacje w jednym dokumencie, a następnie uzyskać na nim podpis dostawcy. Tak przygotowane specyfikacje staną się jednocześnie listą kontrolną dla inspektora, gdy przyjdzie czas na weryfikację jakości.
Czasami wprowadzanie tolerancji nie ma sensu. Tolerancji nie wprowadza się na przykład, gdy przedmiotem produkcji jest dysk twardy o pojemności 500GB, lub gdy szczegółówo ustalany jest kolor np. niebieski PANTONE 19-4052 Classic Blue. W takich przypadkach specyfikacja jest jasna i precyzyjna, a dostawca powinien jej przestrzegać.
3. Ustal limit akceptowalnej jakości
Wada to problem, którego nie można zaakceptować we wszystkich produktach.
W branży lotniczej producenci muszą zagwarantować produkty pozbawione wad. Jednak w przypadku towarów konsumpcyjnych, takich jak zabawki lub odzież, tak wysoki standard jakości nie jest realistyczny ani konieczny.
Rodzaje wad:
- Wady krytyczne (ang. Critical) mogą powodować niebezpieczeństwo dla użytkownika (np. zła konstrukcja, która powoduje porażenie prądem). Ten rodzaj wad nie jest dopuszczalny.
- Poważne wady (ang. Major) nie są akceptowane przez większość kupujących. Są to usterki w działaniu, defekty obniżające wartość użytkową lub oczywiste wady w wyglądzie, co może spowodować problemy ze sprzedażą produktu. Do poważnych wad zaliczamy również złe oznajowanie produktów lub opkaowań, które mogą powodować problemy w łańcuchu dostaw np. nieczytelne kody kreskowe na kartonie
- Drobne wady (ang. Minor) mogą być tolerowane przez większość kupujących, ale tylko w niewielkiej ilości. Ten rodzaj wady nie wpływa na użytkowanie ani funkcjonowanie produktu, ale jest poniżej określonego standardu jakości co może powodować trudności w sprzedaży.
Jak ustalić limit akceptowalnej jakości?
Limit Akceptowalnej Jakości (ang. Acceptance Quality Limit) to inaczej granica pomiędzy akceptacją, a odrzuceniem danego produktu. Aby ustalić te granice, czyli aby wskazać najwyższy odsetek defektów, jaki można zaakceptować wykorzystuje się statystyki nazywane AQL. Statystyki te wykorzystywane są na całym świecie. Wszyscy inspektorzy oraz praktycznie wszystkie fabryki i handlowcy znają tablice AQL.
W przypadku większości kategorii produktów limity AQL są zwykle następujące:
- 0% w przypadku wad krytycznych
- 2,5% w przypadku poważnych wad (lub 1,5% w przypadku towarów stosunkowo cennych)
- 4,0% dla drobnych wad (lub 2,5% dla stosunkowo cennych towarów)
Importer ma całkowitą swobodę w ustalaniu standardów jakości oraz limitów AQL. Zalecia się jednak omówienie tych kwesti z dostawcą na samym początku i podpisanie legalnego kontraktu w celu późniejszego ich egzekwowania.
4. Nie zgadzaj się na wyjątki w sprawach standardów jakości
Importując towary z Chin, z różnych przyczyn mogą zdażyć się opóźnienia ze strony fabryki. W takiej sytuacji importer negocjuje opóźnienie ze swoimi klientami i pilnuje ostatecznego terminu zakończenia produkcji. Następnie jeśli przedwysyłkowa kontrola jakość wykaże, że jakoś wyproduktownych towarów jest niższa niż pożądana to już nie ma czasu na ich naprawę lub wymianę. W takiej sytuacji importerzy zazwyczaj wolą wysłać towary z defektem, niż anulować zamówienie lub wprowadzać kolejne opóźnienia. Informują dostawcę, że może wysłać produkty, i że następnym razem powinien bardziej zadbać o standardy jakości.
Jest to duży błąd popełniany przez wielu importerów. Taka wyjątkowa tolerancja sprawi, że kiepska jakość produktów zostanie przyjęta przez fabrykę jako akceptowalna dla danego klienta. Dostawca będzie pamiętał, że importer może zaakceptować niezbyt doskonałe produkty.
Po rozpoczęciu produkcji zamówienia chińscy dostawcy nie lubią negocjować i wprowadzać zmian. Bardzo często używają zwrotu 没办法(méi bàn fǎ), który oznacza, że nic się już nie da zrobić. W takiej sytuacji nie należy im ulegać. Nawet jeśli istnieje potrzeba zaangażowania zewnętrznej firmy, która odwiedzi fabrykę i pomoże w negocjacjach, a procedury naprawcze wprowadzą kolejne opóźnienie. Tego rodzaju wysiłki są dobrą inwestycją, która opłaca się w długoterminowej współpracy z dostawcą.
