Problemy z produkcją w Chinach: Chiński Nowy Rok

Problemy z produkcją w Chinach nasilają się szczególnie w okresie Chińskiego Nowego Roku. Ku niezadowoleniu wielu importerów większość chińskich fabryk w tym okresie zamyka działalość na okres od jednego do czterech tygodni. Sprzedaż fabryczna gwałtownie się zatrzymuje, a po Chińskim Nowym Roku często pojawiają się opóźnienia w dostawach.

Czynniki wpływające na jakościowe problemy z produkcją w Chinach

Niemniej jednak prawdziwa frustracja, z jaką borykają się importerzy, nie wynika z chwilowego zamknięcia fabryki dostawcy w okresie świątecznym. To długotrwałe i bardziej destrukcyjne skutki rotacji pracowników często powodują poważniejsze problemy z produkcją. Z powodu tych czynników problemy jakościowe rosną bardziej niż zwykle tuż przed i po CNY. Poniżej przedstawimy bardziej szczegółowe wyjaśnienie, dlaczego pojawiają się te problemy.

#1 Brak siły roboczej

Wybór środka transportu mocno wpływa na czas wyjazdu pracowników do rodzinnych stron na Chiński Nowy Rok. Niektórzy pokonają setki kilometrów motocyklem, czy samochodem, jednak największa część będzie podróżowała pociągiem. Duże obłożenie i ograniczona dostępność biletów kolejowych sprawia, że pracownicy chcą wyjeżdżać jak najwcześniej, aby mieć pewność, że dojadją do bliskich na czas. Sytuacja ta stwarza utrudnienia dla działów HR w fabrykach przekładając się na trudności w planowaniu produkcji. Nie da się zapewnić pełnej produkcji, dysponując wybrakowanym zespołem produkcyjnym. Czasami fabryki wznawiają produkcję, mając z powrotem zaledwie około 35% siły roboczej.

#2 Niska wydajność

Warto wiedzieć, że zamówienia które trafiają na linię produkcyjną jako ostatnie przed Chińskim Nowym Rokiem, realizowane są nieraz nawet przy 20% obecności personelu. Jeśli dane zamówienie realizowane jest jako jedno z ostatnich, można spodziewać się problemów z produkcją. Pracownicy mają wówczas znacznie mniejszą motywację do pracy. Dzieje się tak ponieważ duża część ich kolegów wyjechała już do rodzinnych stron na święta, a oni sami liczą dni do wyjazdu. Dodatkowo w fabryce, może nie być już wykwalifikowanych pracowników, którzy mogliby rozwiązać problemy z jakością produktu, jeśli takie się pojawią.

#3 Nowi pracownicy

Chińczycy uważają, że Chiński Nowy Rok jest najlepszym czasem na zmianę pracy. Wielu pracowników często nie wraca do tych samych fabryk, w których pracowali przed świętami CNY. Obecnie w Chinach panuje rynek pracownika. Wielu z nich wracając w rodzinne strony, znajduje okazje bliżej domu lub inne bardziej lukratywne stanowiska. Pracownicy produkcyjni w Chinach regularnie przemieszczają się po różnych branżach.

Oznacza to, że każdego roku fabryka traci znaczną część swojej siły roboczej i musi ją wymienić. Ale co ważniejsze, przeszkolić ją, aby zminimalizować potencjalne jakościowe problemy z produkcją. Dla wielu z nowych pracowników brakuje czasu na pełne przeszkolenie do wytwarzania produktów w danej fabryce. Dodatkowo, zdarza się, że starsi, ale niewystarczająco doświadczeni czy niewykwalifikowani pracownicy są często awansowani na stanowiska tych, którzy odeszli. Nie ogranicza się to tylko do szeregowych pracowników linii montażowej. Może to dotyczyć nawet menedżerów i integralnych pracowników kontroli jakości. Prowadzi to zatem, do zwiększonych problemów z produkcją w Chinach w okresie Chińskiego Nowego Roku. To, w połączeniu z dużą liczbą zamówień oczekujących i otrzymanych w okresie świąt, wydłuża czas produkcji. Warto tutaj wspomnieć, że dostawcy, nawet ci, którzy nie są tak zajęci, również wykorzystują Chiński Nowy Rok, jako wymówkę, w celu spowolnienia realizacji zamówienia.

#4 Podwykonawstwo

Wiele dużych fabryk w okresie Chińskiego Nowego Roku jest zmuszonych do maksymalizacji zdolności i mocy produkcyjnych. Zdarza się, że aby sprostać zamówieniom, zlecają podwykonawstwo mniejszym fabrykom. Mogą z tego wynikać problemy z jakością, ponieważ mniejsze fabryki zwykle nie mają takich samych systemów i procesów zapewnienia jakości, jak ich bardziej doświadczeni zleceniodawcy.

#5 Niedostateczna wewnętrzna kontrola jakości

Kupujący wywierają presję na fabryki, aby dotrzymały terminów produkcji. Często wiąże się to z nadmiernymi nadgodzinami, a te z kolei przekładają się na zmęczenie pracowników i obniżenie jakości produkcji. Obniżona jakość towarów jest też nierzadko wynikiem, niedostatecznej wewnętrznej kontroli jakości. Dlatego warto zamówić zewnętrzną kontrolę jakości, aby mieć pewność że wyprodukowane towary spełniają porządane standardy jakości.

#6 Brak czasowych możliwości na naprawę wykrytych problemów z jakością

W tygodniach poprzedzających CNY należy zachować szczególną czujność, aby upewnić się, że towary spełniają standardy jakości, zanim opuszczą fabrykę. Z powodu uprzednio wymienionych już okoliczności podczas inspekcji przedwysyłkowej problemy jakościowe z produktami pojawiają się znacznie częściej. Czas na przeróbki i naprawienie defektów z jakością oznacza opóźnienia w dostawie, często znacznie po CNY. W takim przypadku klient musi podjąć trudną decyzję o zaakceptowaniu kwestii jakościowych lub opóźnieniu dostawy i braku bieżących zapasów.

#7 Pozycja negocjacyjna

Kiedy produkcja przeciąga się do końca chińskiego roku i pojawia się presja czasu, pozycja negocjacyjna importera znacznie podupada. Wówczas, negocjowanie nowych rozwiązań, rabatów lub warunków dotyczących produkcji może mieć słabszy efekt niż kiedykolwiek. Fabryka wie, że istnieje duże prawdopodobieństwo, że importer zaakceptuje niezgodne produkty i gorszą jakość.

#8 Trudności logistyczne w transporcie z Chin

Bez terminowego zarządzania produkcją, można maksymalnie przeciągnąć terminy załadunku i wysyłki towaru. Wiele firm, w tym okresie stanowi dla siebie sporą konkurencję, aby wykupić ostatnią wolną przestrzeń w danym transporcie. Zwykle, wszelki transport jest już w pełni zarezerwowany, co najmniej kilka tygodni wstecz. To sprawia, że okres Chińskiego Nowego Roku tworzy konflikty w zarządzaniu zamówieniem. Przy planowaniu należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu dla dostawcy, aby mógł on rozwiązać ewentualne problemy z jakością. Ważne jest przy tym również, aby wystarczająco wcześnie, zarezerwować transport towarów.

Aby być dobrze przygotowanym na powyższe problemy z produkcją w Chinach, należy zaplanować ten gorący okres produkcji, z wyprzedzeniem. Tworząc strategię na szczyt przedświątecznego sezonu w Chinach, trzeba pamiętać o buforowaniu. Należy przewidzieć dodatkowy czas na ewentualne opóźnienia w produkcji i wysyłkę. Pozwolenie na spadek jakości nie jest opcją dla konkurencyjnych firm. Warto więc mieć plan i robić wszystko, co konieczne, aby pozostać w gotowości w najbardziej stresującym dla importerów i producentów, czasie w roku.

Priorytetyzacja zamówień

Już 2 miesiące przed świętem Chińskiego Nowego Roku, fabryki pracują pod dużą presją. Zależy im, aby wyprodukowany towar opuścił magazyn przed świętami. Czasami zdarza się jednak, że mimo iż nie jest to realnie możliwe, fabryki przyjmują nowe zamówienia, obiecując klientom, dostawę w terminie.

Duża część uczciwych fabryk z góry mówi, czy mogą dostarczyć towar na czas. Niestety zdarzają się też wyjątki. Przykładem może być fabryka, która przyjmuje kolejne zamówienie o większej wartości, nadając mu wyższy priorytet. Tym samym, wstrzymuje inne, mniej warte zamówienia, mimo że były złożone wcześniej. Na uczciwej ścieżce, fabryki uruchamiały linie produkcyjne na zasadzie „kto pierwszy ten lepszy”, jednak w okresie CNY, często nie jest to istotny czynnik. Poniżej przedstawiamy główne czynniki, które wpływają na priorytetyzację zamówień realizowanych przez fabrykę.

#1 Status klienta

W Chinach trwałość zbudowanych relacji z dostawcą nie pozostaje bez znaczenia. Tą zależność można zaobserwować między innymi w gorącym okresie Chińskiego Nowego Roku. Jeśli importer zbudował długą i trwałą relację ze swoim chińskim dostawcą, to może być pewny, że jego zamówienie potraktowane zostanie priorytetowo względem zamówień od nowych klientów.

#2 Zdolności nabywcze

Siła nabywcza kupującego może mieć wpływ na to, kiedy jego zamówienie trafi na linię produkcyjną. Gdy terminy w fabryce są napięte, więksi kupujący zawsze mają pierwszeństwo.

#3 Obecność na lokalnym rynku

Jeśli kupujący jest obecny na lokalnym rynku, czy to za własnym pośrednictwem czy firmy zewnętrznej, reprezentującej jego interesy w Chinach, pomaga to we wcześniejszym uruchomieniu produkcji dla kupującego i sprawniejszym jej zarządzaniem. Obecność na lokalnym rynku sprawia, że w każdym momencie można zadzwonić do dostawcy czy osobiście odwiedzić fabrykę sprawdzając aktualny stan produkcji. Regularne kontrole statusu zamówienia i brak barier komunikacyjnych wywierają presję na fabryce. Dostawca wie, że będąc na miejscu w Chinach  można bardzo łatwo zweryfikować podane przez niego informacje.

#4 Relacje z fabryką

Tak jak wspomniano powyżej, trwałe i dobre relacje z fabryką mogą być dla importera czynnikiem decydującym o jego zamówieniu. W szczególności, w sytuacji gdy fabryka musi wybierać między dwoma podobnymi zamówieniami. Chińska kultura biznesowa jest w dużej mierze kulturą opartą na relacjach. Dlatego wszelkie wspólne posiłki czy sesje KTV z szefami fabryk owocują o tej porze roku.

Jak zapobiegać problemom z produkcją w okresie Chińskiego Nowego Roku

Aby zapewnić płynne działanie i zminimalizować wszelkie zakłócenia w łańcuchu dostaw- poniżej przedstawiamy wskazówki, jak skutecznie zaplanować Chiński Nowy Rok, aby zminimalizować negatywny wpływ tego święta na import.

#1 Zrozumieć, co dzieje się w okresie CNY

W Polsce trudno sobie wyobrazić zamknięcie firm na około trzy tygodnie. Oczywiście, niektórzy biorą długi urlop na święta, niemniej jednak firmy są nadal otwarte. W Chinach sytuacja jednak wygląda zupełnie inaczej. Kiedy zrozumie się, że Chiny zamykają prawie wszystko na Chiński Nowy Rok i nie będzie możliwa żadna wysyłka w tym czasie, tym lepiej można zaplanować przyszłe zamówienia. Aby nie zostać bez towaru importerzy muszą zaplanować zapasy potrzebne do przetrwania CNY i wysłać towary zanim rozpoczną się święta. Niestety nie da się uniknąć tej corocznej, świątecznej przerwy w Chinach. Potrzebne jest tu zatem zaawansowane planowanie, aby zminimalizować negatywne skutki dla biznesu.

#2 Rozwinąć oparte na zaufaniu relacje z dostawcą

Jeśli dopiero zaczyna się współpracę z dostawcą, o tej porze roku trudno będzie zwrócić na siebie uwagę, zwłaszcza w przypadku zamówień małych partii towaru. Zamówienia składane przez nowych klientów nie będą priorytetem, jeśli chodzi o ukończenie produkcji i wysyłkę przed CNY. Przed nawiązaniem współpracy z fabryką, należy upewnić się, że ma ona doświadczenie w obsłudze zamówień przed Chińskim Nowym Rokiem. Warto zapytać fabryki, jakie procedury wprowadza, aby pomóc klientom w planowaniu produkcji, w okolicach Chińskiego Nowego Roku. Jedną z zalet współpracy z fabryką, która funkcjonuje już wiele lat na rynku, jest jej zaufana sieć dostawców materiałów i surowców, co z reguły przekłada się na sprawne zasilanie zapasów i brak przestojów w produkcji, nawet w okresie poprzedzającym CNY.

Zawsze powinno się współpracować z dostawcami, którzy poważnie traktują jakość, wydają się stabilni i mają ugruntowany system zarządzania, któremu można zaufać. Dostawca z solidnym systemem zarządzania jakością poradzi sobie znacznie lepiej podczas CNY, niż dostawca, który ślepo polega na doświadczeniu pracowników fabryki. Dodatkowo, fabryka z problemami finansowymi czy prawnymi jest bardziej skłonna do trwałego zamknięcia w okresie Chińskiego Nowego Roku. Najlepiej jest uniknąć ryzyka współpracy z nowym dostawcą, na krótko przed CNY. Lepiej poczekać do końca obchodów CNY, aby sprawdzić ich możliwości w okresie względnej stabilności. Przeprowadzenie audytu jakości u dostawcy jest jednym ze sposobów sprawdzenia autentyczności dostawcy i jego systemu zarządzania jakością. Audyty jakości mogą pomóc zweryfikować kluczowe fakty dotyczące dostawcy, w tym:

Raporty z audytu jakości, dostarczają obszernych informacji o fabryce, które pozwalają ograniczyć ryzyko wyboru niewłaściwego dostawcy i chronić łańcuch dostaw przed zakłóceniami podczas Chińskiego Nowego Roku i nie tylko.

#3 Utworzyć prognozę realizacji zamówień

Dużą zaletą jest jeśli importer może przewidzieć, jaka ilość produktów będzie mu potrzebna przez pierwsze 3–4 miesiące przyszłego roku. Pozwala to odpowiednio zaplanować produkcję i upewnić się, że ma się wystarczającą ilość zapasów, aby przetrwać CNY. Jednocześnie należy uwzględnić problemy z produkcją jakie powstają przed CNY. Należy opracować z dostawcami harmonogram produkcji, pozostawiając pewną swobodę w przypadku opóźnień. Klauzule kar w umowie mogą być tu pomocne, zapewniając skupienie się na specyfikacjach i oczekiwaniach jakościowych. Dodatkowo, zaletą dostarczania dostawcy prognozy zamówień jest to, że znając zapotrzebowanie po CNY będzie mógł rozpocząć rekrutację i szkolenie pracowników wcześniej, wiedząc już, że część personelu nie wróci.

#4 Sprawdzić dokładnie harmonogram produkcji

Aby mieć pewność, że okres CNY nie wpłynie niekorzystnie na działalność biznesową, importerzy powinni upewnić się, że otrzymają szczegółowy harmonogram otwarcia i zamknięcia fabryki z dużym wyprzedzeniem. Pozwoli im to zamówić wystarczającą ilość towarów, aby przetrwać w okresie świątecznym. Dodatkowo warto wyegzekwować od dostawcy harmonogram produkcji w celu przeprowadzenia kontroli jakości podczas produkcji. Jest to bardzo ważne działanie, które pomoże utrzymać presję, zarówno pod względem jakości, jak i terminu dostawy.

#5 Być na bieżąco z produkcją

Warto być na bieżąco z realizacją zamówienia, aby wiedzieć, jaki jest stan produkcji i czy prace postępują zgodnie z harmonogramem. W tym okresie zaleca się utrzymywać bardzo aktywny kontakt z dostawcami. Często priorytet ma klient, który „mówi najgłośniej”.

#6 Skorzystać z modelu VMI

Zapasy zarządzane przez dostawcę (Vendor Managed Inventory, VMI) to model biznesowy, który umożliwia dostawcy i kupującemu utrzymanie uzgodnionego poziomu zapasów produktu. Sprzedawca zapewnia utrzymanie wymaganego poziomu zapasów poprzez wydajniejsze zamówienia i dostosowywanie się do sezonowego popytu i zmian na rynku, pomagając obniżyć koszty ponoszone przez kupującego. Dostawca zwykle potrzebuje historii sprzedaży i informacji na temat aktualnych zapasów, aby prognozować popyt i opracować harmonogram zamówień. VMI jest idealnym rozwiązaniem dla tych, którzy mierzą się z długim czasem realizacji i takim okresem jak CNY, który może siać spustoszenie w łańcuchu dostaw bez odpowiedniego przygotowania.

#7 Zwiększyć wcześniej swoje zapasy

Jeśli już się wie, ile produktu będzie potrzebne na pierwszą połowę przyszłego roku, można wcześniej zacząć zamawiać trochę więcej towaru, aby uwzględnić brak realizacji zamówień w okresie CNY. Dokładna prognoza i poprzednia historia sprzedaży, przydadzą się dla utrzymania zapasów na możliwym do zrealizowania poziomie.

We wrześniu lub październiku dobrze zorganizowane fabryki wysyłają swoim ważniejszym klientom notatkę z prośbą o złożenie zamówień, które muszą zostać wysłane przed CNY. Ostrzegając ich również, że zamówienia otrzymane później nie zostaną obsłużone przed rozpoczęciem świąt. Jeśli nie otrzyma się takiej informacji, należy zaplanować to samodzielnie. Poniżej wyjaśniamy jak to zrobić.

Należy przeanalizować swoją historię sprzedaży z poprzedniego roku, aby przewidzieć zapotrzebowanie na zapasy. We wrześniu-październiku warto skontaktować się z dostawcami, aby wspólnie rozpocząć planowanie na nadchodzący CNY. Planowanie obejmuje również uzupełnienie zapasów po CNY, czyli w marcu i kwietniu. Jak już wspomniano, powrót fabryki do pełnych zdolności produkcyjnych zajmuje trochę czasu z powodu utraty części pracowników i potrzeby przeznaczenia czasu na szkolenia dla nowych pracowników. Co oczywiście może też się przełożyć na problemy z jakością.

#8 Utworzyć plan na realizację zamówienia po Chińskim Nowym Roku

Tak, jak już wspominaliśmy, nie wszyscy pracownicy fabryki wrócą do swojej starej pracy po CNY. Powinno się zatem planować nie tylko okres przed świętami, ale także po. Jeśli występuje niedobór siły roboczej, może minąć kilka tygodni, a czasem miesięcy, zanim fabryka wróci do normalnego tempa produkcji, szukając pracowników zastępczych. Posiadanie prognozy, lub zwiększenie zapasów, powinno pomóc w utrzymaniu się do czasu, gdy fabryki znów zaczną produkować z pełną mocą.

#9 Utworzyć plan zarządzania jakością

Wczesne stworzenie standardów jakości z producentem i ustanowienie dokładnego planu kontroli powinno znacznie zmniejszyć ryzyko opóźnień i wysyłki, spowodowanych problemami z jakością. Zaostrzenie kontroli jakości w okresie Chińskiego Nowego Roku jest niezbędne. Niestety wielu importerów jest przekonywanych przez swoich dostawców, że kontrola jakości nie jest potrzebna i opózni wysyłkę zamówienia. Ostatecznie rezygnują z kontroli produktów przed świętami, aby mieć pewność, że ich produkty zostaną wysłane na czas. Zezwolenie na rezygnację kontroli jakości w tym czasie, może mieć katastrofalne skutki dla całego łańcucha dostaw i jakości produktów.

Zamówiony towar, który ma problemy z jakością to ostatnia rzecz o jakiej marzy importer. Przed CNY sprawa jakości produktów, nieczęsto zajmuje podrzędne miejsce na liście zadań dostawcy. Fabryki produkują na najwyższych obrotach, spiesząc się, aby wysłać towar przed CNY. Tu też zaufany dostawca i dobra relacja z nim bardzo pomogą. Zarządzanie jakością i dokładny plan kontroli jakości drastycznie zmniejszy możliwość otrzymania wadliwych towarów.

#10 Zorganizować przedwysyłkową kontrolę jakości

Przed świętami fabryki pracują w zawrotnym tempie, aby zdążyć z wysyłką towaru przed CNY. Dodatkowo muszą wypełnić lukę noworoczną będącą przestojem w produkcji. Ten pośpiech prowadzi do pewnych przeoczeń, które z kolei tworzą większe problemy z jakością niż zwykle. Tak jak już też wspomniano, po świętach trzeba zazwyczaj zatrudnić nowych pracowników. Nowicjusze częściej popełniają błędy niż poprzedni, doświadczeni pracownicy. Oznacza to, że należy rozważyć zintensyfikowanie działania związane z inspekcją produktów w miesiącach poprzedzających CNY, jak i po nim. Przedwysyłkowa kontrola jakości towarów, jest koniecznością, ponieważ w okresie CNY bardzo często dochodzi do słabej jakościowo produkcji. Wskazane jest też zwiększenie wielkości kontrolowanej próby do inspekcji.

#11 Rozliczyć płatności z wyprzedzeniem

Podczas tygodniowego urlopu związanego z Chińskim Nowym Rokiem nie można przetwarzać żadnych płatności do i z Chin. Często wybieranym sposobem postępowania jest uregulowanie wszystkich płatności przed Chińskim Nowym Rokiem. Pozwala to uniknąć potencjalnych problemów z opłatami oraz opóźnień w płatnościach. Należy jednak pamiętać, że wcześniejszej płatności można dokonać jedynie po pozytywnym wyniku kontroli jakości towarów za które płacimy. W żadnym wypadku nie należy opłacać zamówienia jeśli nie przeprowadzono kontroli jakości, lub wynik kontroli był negatywny. Właściwa komunikacja z dostawcami i odpowiednio wczesne planowanie, powinny pozwolić uniknąć niepożądanych opóźnień w uregulowaniu należności za towar.

#12 Nie wpłacać depozytu tuż przed CNY

Czasami firmy ,,wypadają’’ z rynku. W Chinach najczęstszym okresem zamykania się fabryk jest właśnie Chiński Nowy Rok. Oznacza to, że nie powinno się wpłacać zaliczki tuż przed świętami. Fabryka może mieć już w planach zamkniecie się na stałe i o tym nie mówić.

#13 Zaplanować transport z wyprzedzeniem

Nie tylko fabryki zatrzymują produkcję w okresie CNY. Firmy spedycyjne również zawieszają swoją działalność na okres Chińskiego Nowego Roku. Większość chińskich obszarów portowych zostanie całkowicie zamknięta lub będzie działać z ograniczoną przepustowością. Oznacza to, że przed świętami do portów napływać będą duże ilości towarów w stosunku do ograniczonej liczby dostępnych statków.

Przekłada się to na wzrost cen wysyłki. Ze względu na dużą liczbę zamówień, które trzeba wysłać przed CNY, fracht morski może stać się naprawdę drogi, osiągając szczytowe ceny w tym czasie. Dlatego planowanie i wysyłka z wyprzedzeniem mają kluczowe znaczenie dla oszczędności kosztów i uniknięcia opóźnień. Przesyłki muszą znajdować się w porcie co najmniej 10 dni przed CNY. Dodatkowo miejsce dla nich musi zostać zarezerwowane z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, aby otrzymać przestrzeń w transporcie. Należy pamiętać, że jeśli w tym czasie wysyła się dużą ilość towaru, prawdopodobnie co najmniej jedna z przesyłek zostanie przesunięta na późniejszy termin. Często o tydzień lub nawet po Chińskim Nowym Roku. Większość portów wznawia normalną wysyłkę mniej więcej tydzień po CNY. Warto zapytać wybranej firmy spedycyjnej, co zaleca, aby zminimalizować wpływ Chińskiego Nowego Roku na wysyłkę towaru.

Pomocna będzie tu współpraca z zaufanym spedytorem. Można też zapytać swojego zaufanego dostawcy. Zazwyczaj współpracują oni z firmami spedycyjnymi, które są dobrze zorganizowane i lepiej zorientowane w radzeniu sobie z wysokim popytem spowodowanym przez CNY.

Wiedza o tym, czego się spodziewać w CNY to dopiero połowa sukcesu. Dobre przygotowanie to najlepszy sposób na złagodzenie negatywnego wpływu na łańcuch dostaw. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki zmniejszą stres związany z CNY i przyczynią się do pomyślnej realizacji planu zamówienia.