Audyt fabryki w Chinach – wybranie rzetelnego dostawcy
Znalezienie interesujących dostawców jest dość łatwe. Importer może pojechać na targi, sprawdzać profile firm w sieci czy skontaktować się z ich przedstawicielami. Jednak wybór właściwej fabryki może wymagać jej głębszej analizy. Ocena zdolności dostawcy do spełnienia wymagań w zakresie jakości towarów czy mocy produkcyjnej leży w jego gestii importera. Niemniej jednak, zazwyczaj importer nie jest w stanie sam sprawdzić czy firma, którą wybrał na podstawie subiektywnych odczuć będzie w stanie sprostać wymaganym standardom. Dlatego też, aby uniknąć ryzyka związanego z podjęciem współpracy z niewłaściwą fabryką warto przeprowadzić uprzednio audyt fabryki w Chinach.
Odpowiedzialny importer powinien zdobyć jak najwięcej informacji o wybranym dostawcy. W tym celu może zbadać system zarządzania jakością czy sprawdzić fabrykę i jakość wytwarzanych towarów. Ponadto może wziąć pod lupę takie aspekty jak: bezpieczeństwo, ochrona środowiska lub społeczną odpowiedzialność biznesu.
Audyt
Audyt bada procesy fabryczne i wydajność w oparciu o standardy i szczegółowe wytyczne. Dlatego można go porównać do przeprowadzania ankiety, która odzwierciedla bezstronny punkt widzenia. Celem jest identyfikacja zgodności i niezgodności z niektórymi specyfikacjami, normami, umowami kontraktowymi lub innymi kryteriami.
Audyt składa się z obserwacji. Sprawdza się wówczas sprzęt i procesy na podstawie pisemnych procedur, aby upewnić się, że rzeczywistość jest zgodna z „teorią”. Dość często przeprowadza się również rozmowy z pracownikami na temat ich procedur pracy.
Wynikiem audytu jest lista wszelkich niezgodności. Pozwala ona zdefiniować plan działania mający na celu usprawnienie wdrożonego systemu.
Przykład audytu ISO 9001
Audyt fabryki opierający się na normie ISO 9001 jest koncentrowany na systemie zarządzania jakością w fabryce. Audytor sprawdza udokumentowane procedury, formularze i wdrożone procesy, szukając ich zapisów. Następnie, o ile to możliwe dowodzi wdrożeniom tych procesów
Korzyści z przeprowadzenia audytu fabryki w Chinach
Dzięki przeprowadzaniu audytu importer zapozna się szczegółowo z fabryką. Będzie mógł wyjaśnić swoje wątpliwości, takie jak, czy fabryka:
- Działa legalnie,
- Jest wiarygodnym sprzedawcą
- Ma doświadczenie w wytwarzaniu określonego produktu
- Wprowadziła odpowiedni system zarządzania jakością, aby zagwarantować dobrą jakość produkcji i zaspokoić potrzeby kupującego
- Posiada wystarczającą moc produkcyjną do przyjęcia większego zamówienia
Ocena wynikającą z powyższych pytań upewni importera w kwestii nawiązania współpracy bądź rezygnacji z audytowym dostawcą. W przypadku gdy importer rozważa wybór jednego spośród potencjalnych dostawców, przeprowadzenie audytu u każdego z nich powinno pomóc w doborze odpowiedniego dostawcy produktu. Porównując, wybór będzie łatwiejszy i oparty na wiarygodnych kryteriach.
Istota przeprowadzenia audytu
W trakcie audytu powinno zgromadzić się przydatne i wyczerpujące informacje dla importera, w celu dogłębnego poznania fabryki. Celem audytu jest przede wszystkim:
- sprawdzenie, czy fabryka działa legalnie,
- sprawdzenie, czy dostawca jest w stanie produkować na dobrych poziomach jakości w oparciu o normę ISO 9001.
Dla powodzenia audytu należy jasno określić wymagania względem dostawcy na poczet przeprowadzenia audytu oraz jego zakres.
Pełen zakres audytu opartego na normie ISO 9001
Celem audytu fabryki jest przede wszystkim sprawdzenie systemu zarządzania jakością opartego na międzynarodowej normie ISO 9001 i podstawowych wymogach dotyczących odpowiedzialności społecznej. W zakres takiego audytu wchodzą:
- kontrola projektu,
- kontrola zakupów,
- zarządzanie magazynem,
- nadchodzące Inspekcje,
- inspekcja produkcji,
- kontrola i testy produktu końcowego,
- kontrola urządzeń pomiarowych i testujących,
- zarządzanie zasobami,
- nieustanne udoskonalanie,
- odpowiedzialność za środowisko społeczne.
Audyt fabryki w Chinach – co jest sprawdzane?
Informacje sprawdzane w fabryce przez zewnętrznego audytora są następujące:
- Profil dostawcy: nazwa, dane kontaktowe, licencje itp.
- Siły robocze: kierownictwo, QC, pracownicy itp.
- Obiekt: biuro, sprzęt, linie produkcyjne itp.
- Klienci i doświadczenie: historia sprzedaży, kontrola próbek itp.
- Weryfikacja dokumentów: licencje, certyfikaty itp.
- System zarządzania: kontrola projektu, kontrola zakupów, zarządzanie magazynem, nadchodzące inspekcje, kontrola produkcji, końcowa wewnętrzna kontrola produktu i testy, kontrola urządzeń pomiarowych i testujących, zarządzanie zasobami, ciągłe doskonalenie, odpowiedzialność za środowisko społeczne.
Wymagania względem dostawcy dla potrzeb audytu w oparciu o normę ISO 9001 – do zapewnienia przed terminem audytu
Audytowani dostawcy proszeni są o przygotowanie określonej dokumentacji dla audytora, która zostanie przez niego sprawdzona podczas audytu fabryki. Zalicza się tu:
- licencję biznesową;
- licencję eksportową;
- certyfikaty produktu, jeśli istnieją;
- ISO 9001 i inne certyfikaty (w tym SA 8000, ISO 14001 itp.);
- certyfikat przeciwpożarowy;
- schemat organizacyjny;
- rejestr pracowników;
- lista głównych maszyn produkcyjnych i wyposażenia pomiarowego;
- podręcznik jakości i procedur.
Obowiązek informacji o planowanym audycie fabryki
Każdy dostawca powinien zostać dobrze poinformowany o zakresie zaplanowanego audytu podstawowego, zarówno przed terminem rozpoczęcia, jak i podczas pierwszego spotkania rozpoczynającego audyt. Należy też zachęcić go do zapewnienia pełnej współpracy podczas audytu fabryki, tj.: przedstawienia wymaganych oryginalnych dokumentów, które poprowadzą audytora do odwiedzenia wszystkich linii produkcyjnych, magazynów, pomieszczeń kontrolnych i testowych, pomieszczenia z próbkami i innych obszarów podlegających audytowi.
Wybór odpowiedniego audytora
Zewnętrzne firmy często oferują różnego rodzaju audyty. Niektóre z nich są uproszczone, inne są bardziej szczegółowe i tym samym droższe. Niemniej jednak, najważniejsze przy wyborze firmy audytorskiej jest upewnienie się, że audyt został zaprojektowany zgodnie z normą ISO 9001, która stanowi odniesienie w zakresie systemu zarządzania jakością.
Samodzielne przeprowadzenie audytu fabryki może być ryzykowne. Importer powinien polegać raczej na profesjonalnym audytorze, który będzie w stanie zidentyfikować słabe punkty, niejasne dokumenty lub dziwne postawy przedstawicieli fabryki. Profesjonalni audytorzy bowiem doskonale znają świat produkcji, normę ISO 9001 i lokalną kulturę.